Ewidencja księgowa nagród rocznych przyznanych pracownikom
W myśl zasady memoriału (zawartej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), przyznane pracownikom nagrody (premie) roczne, wypłacone ze środków obrotowych pracodawcy, obciążają koszty okresu, którego dotyczą. Data wypłaty tych nagród pracownikom (postawienia do dyspozycji pracowników) nie ma tu znaczenia. Analogicznie jest w przypadku składek ZUS od tych wynagrodzeń, w części finansowanej przez pracodawcę. Takie składki stanowią koszty bilansowe okresu, którego dotyczą i nie ma tu znaczenia, w którym momencie składki te zostaną opłacone do ZUS.
Nagroda roczna oraz składki ZUS od tej nagrody (w części finansowanej przez pracodawcę) obciążają koszty działalności operacyjnej pracodawcy. Są one ujmowane w księgach rachunkowych na analogicznych zasadach jak wynagrodzenia pracowników, czy składki ZUS od tych wynagrodzeń.
Ewidencja takiej nagrody (wraz z innymi należnościami ze stosunku pracy uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu, na podstawie listy płac) może przebiegać następująco (na przykładzie jednostki prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5):
a) kwota brutto nagrody:
- Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia",
- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń"
oraz równolegle:
- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów";
b) potrącenie składek ZUS w części obciążającej pracownika:
- Wn konto 23-0,
- Ma konto 22-3 "Rozrachunki z ZUS";
c) potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od nagrody pracownika:
- Wn konto 23-0,
- Ma konto 22-4 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych";
d) zaksięgowanie składek ZUS w części obciążającej pracodawcę:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 22-3
oraz równolegle:
- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49.
Zaprezentowane księgowania powinny być dokonywane generalnie w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego taka nagroda dotyczy (tu: 2025 r.), zakładając, że do momentu jej przyznania nie zostało sporządzone sprawozdanie finansowe. W przeciwnym razie obciążenie wyniku finansowego roku, którego dotyczy nagroda, może nastąpić na podstawie utworzonej przez jednostkę stosownej "rezerwy". Tę kwestię tu pomijamy, gdyż w artykule przyjęto, że nagrody zostały przyznane pracownikom przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za 2025 r.
