Rozliczenie w ZUS pracownika za pierwszy miesiąc pracy
W lutym 2026 r. spółka cywilna zatrudniła jednego pracownika (wcześniej nikogo nie zatrudniała). Wynagrodzenie należne za luty 2026 r. pracownik otrzymał w dniu 10 marca 2026 r. Czy spółka słusznie uważa, że skoro w lutym 2026 r. pracownik nie otrzymał żadnej wypłaty, to za luty 2026 r. nie powinna składać za niego raportu składkowego ZUS RCA?
NIE. Za zatrudnionego w lutym 2026 r. pracownika, który nie otrzymał w tym miesiącu żadnej wypłaty, należy sporządzić za luty 2026 r. zerowy raport ZUS RCA i załączyć go do deklaracji ZUS DRA.
Pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (wszystkich ryzyk, tj. emerytalno-rentowym, chorobowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stanowi dla pracownika przychód w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskany ze stosunku pracy. Od tego przychodu pracodawca nalicza pracownikowi składki ubezpieczeniowe, które następnie wykazuje w dokumentach rozliczeniowych, a konkretnie w raporcie ZUS RCA, który załącza do zbiorczej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA zawierającej pełne rozliczenie składek za wszystkie osoby zgłoszone przez pracodawcę do ubezpieczeń. Dokumenty rozliczeniowe pracodawca powinien sporządzić za pracownika za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym pozostawał on w stosunku pracy, nawet jeśli w danym miesiącu nie uzyskał żadnego przychodu ze stosunku pracy.
W raporcie składkowym ZUS RCA sporządzonym za dany miesiąc pracodawca wykazuje należne składki naliczone od wszystkich wypłat stanowiących dla pracownika podstawę ich wymiaru, dokonanych (lub postawionych mu do dyspozycji) od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego raport ten dotyczy. Jeśli np. w pierwszym miesiącu pracy pracownik nie uzyska ze stosunku pracy żadnego przychodu podlegającego oskładkowaniu, wtedy za taki miesiąc pracodawca sporządza za niego tzw. zerowy raport ZUS RCA. W dokumencie tym wykazuje zerowe zarówno składki na poszczególne ubezpieczenia, jak i podstawy ich wymiaru.
Jeżeli więc nowo zatrudniony pracownik otrzyma pierwszą pensję dopiero w kolejnym miesiącu (np. z uwagi na obowiązujący u pracodawcy termin wypłaty wynagrodzeń), to za pierwszy miesiąc zatrudnienia pracodawca powinien sporządzić za niego zerowy raport ZUS RCA, natomiast składki naliczone od tej wypłaty pracodawca wykaże dopiero w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym wypłaci wynagrodzenie (tu: w raporcie ZUS RCA sporządzonym za marzec 2026 r. wykaże składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne naliczone od wynagrodzenia należnego za luty 2026 r. wypłaconego 10 marca 2026 r.).
