Informacja do ZUS o przyznaniu pracownikowi renty

Pracownik, którego zatrudniliśmy w 2025 r., został wówczas zgłoszony przez nas do ubezpieczeń w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, tj. jako osoba bez prawa do emerytury/renty i nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności. Pod koniec sierpnia 2026 r. pracownik przedłożył pracodawcy decyzję ZUS przyznającą mu prawo do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Z jaką datą powinniśmy mu zmienić kod tytułu ubezpieczenia?

Jeśli informację o rencie pracodawca uzyska - tak jak w tym przypadku - w trakcie miesiąca, to odpowiednie zgłoszenie może przekazać w jednym z dwóch terminów.

Informację o posiadanym przez pracownika prawie do renty pracodawca przekazuje do ZUS, podając odpowiedni kod cyfrowy w piątym znaku kodu tytułu ubezpieczenia. Po przyznaniu pracownikowi renty z tytułu niezdolności do pracy czy renty rodzinnej pracodawca powinien więc dokonać zmiany kodu tytułu ubezpieczenia pracownika poprzez wpisanie cyfry 2 w piątym znaku tego kodu. Z kolei wypełniając szóste pole kodu tytułu ubezpieczenia, należy pamiętać o tym, że orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o niezdolności do pracy jest traktowane na równi z odpowiednim orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Orzeczenie o częściowej niezdolności do pracy oraz celowości przekwalifikowania jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności. Wtedy w szóstym znaku kodu tytułu ubezpieczenia wpisuje się cyfrę 1.

Zmiany kodu tytułu ubezpieczenia pracownika dokonuje się poprzez wyrejestrowanie go z ubezpieczeń z dotychczasowym kodem i ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń z nowym kodem tytułu ubezpieczenia.

Prawo do renty nie wpływa na podleganie ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę ani na rozliczanie składek za pracownika. Pracodawca może więc powiadomić ZUS o zmianie kodu tytułu ubezpieczenia pracownika:

• na bieżąco, tj. od następnego dnia po otrzymaniu informacji w tej sprawie (czyli w trakcie miesiąca kalendarzowego) - wtedy za pracownika powinny być za taki miesiąc sporządzone do ZUS dwa raporty ZUS RCA: jeden z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia, a drugi - z nowym kodem i w każdym raporcie składki powinny zostać naliczone od odpowiednio przeliczonych podstaw wymiaru (przykład) lub
• od pierwszego dnia następnego miesiąca po jej otrzymaniu - wówczas pracodawca uniknie sporządzania za dany miesiąc dwóch raportów rozliczeniowych, tj. z dotychczasowym i nowym kodem tytułu ubezpieczenia.