Nowości w przepisach o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

Nowelizacja przepisów z dziedziny koordynacji zabezpieczenia społecznego potwierdza, że pracownicy delegowani do świadczenia usług w innym kraju członkowskim nie są w podróży służbowej. Nowością jest, że przed delegowaniem za granicę pracownicy muszą podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego w swoim kraju macierzystym przez co najmniej trzy miesiące. Przepis ten zacznie być stosowany za dwa lata.

Od kiedy nowe rozwiązania?

Zmodernizowany system koordynacji zabezpieczenia społecznego zacznie obowiązywać dopiero w drugiej połowie 2028 r. Znowelizowane rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 883/2004/WE w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym UE (czeka na publikację na dzień oddania GP do druku) i zacznie być stosowane 24 miesiące po dacie wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego. To samo dotyczy przepisów wykonawczych, tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 987/2009/WE dotyczącego wykonania rozporządzenia 883/2004/WE. Nowe rozwiązania nie mają więc zastosowania ani w 2026 r., ani w 2027 r., choć w pewnych kwestiach dadzą już teraz pewność prawną, np. w odniesieniu do podróży służbowych pracowników, gdyż te przepisy zaczną obowiązywać od daty wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego, czyli już w 2026 r.

Praca w imieniu pracodawcy

Unijne przepisy z dziedziny koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego umożliwiają opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne pracownika w państwie delegowania, zwalniając z obowiązku opłacania składek w państwie wykonywania pracy. Czyli pracodawca wysyła pracownika do pracy do innego państwa członkowskiego, a składki na ubezpieczenia odprowadza do ZUS, a nie do zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej. Taki mechanizm jest dopuszczalny, pod warunkiem że pracodawca dysponuje odpowiednim dokumentem. Przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego wskazują bowiem, że na jego wniosek właściwa instytucja państwa członkowskiego, którego ustawodawstwo w dziedzinie zabezpieczenia społecznego ma zastosowanie w danej sytuacji, poświadcza, że to ustawodawstwo ma zastosowanie, a zainteresowany nie jest zobowiązany do opłacania składek w innym państwie. W Polsce taką właściwą instytucją jest ZUS, który poświadcza właściwe ustawodawstwo w tzw. zaświadczeniu A1. By je uzyskać, pracodawca powinien złożyć w ZUS (tylko elektronicznie) Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii (formularz US-3).

Przy wypełnianiu wniosku o wydanie zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii kluczowe jest przeanalizowanie art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004/WE. Rozstrzyga on kwestie, czy składki na ubezpieczenia społeczne można opłacać w kraju wysyłającym (państwie delegującym), czyli tym, w którym pracownik zwyczajowo pracuje. Na gruncie tego przepisu osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swoją działalność, delegowana przez niego do innego kraju do wykonywania pracy w jego imieniu, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego. Jest to możliwe, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.

Powołany przepis wprost stanowi, że pracownik powinien wykonywać pracę w imieniu pracodawcy, czyli praca za granicą musi być wykonywana w imieniu przedsiębiorstwa delegującego. Oznacza to, że:

• ma istnieć bezpośredni związek między pracownikiem i pracodawcą (m.in. pracownik nadal podlega zwierzchnictwu przedsiębiorstwa delegującego),
• przedsiębiorstwo delegujące musi zachować prawo do określenia charakteru pracy wykonywanej przez pracownika delegowanego,
• praca musi być wykonywana dla przedsiębiorstwa delegującego,
• pracownik nie może zostać pozostawiony przez przedsiębiorstwo, do którego został oddelegowany do dyspozycji innego przedsiębiorstwa w państwie członkowskim, w którym się znajduje,
• obowiązek wypłaty wynagrodzenia ma przedsiębiorstwo, które zawarło umowę o pracę (reguła ta nie ma wpływu na porozumienia między pracodawcą w państwie delegującym i przedsiębiorstwem w państwie zatrudnienia w kwestii sposobu dokonywania faktycznych płatności na rzecz pracownika).

Interpretacja pracy w imieniu pracodawcy bezpośrednio przekłada się na pytania, na które należy odpowiedzieć we wniosku o wydanie zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego (patrz checklista). W tej kwestii zmodernizowany system koordynacji zabezpieczenia społecznego nie wprowadza zmian.

Okres ubezpieczenia przed delegowaniem

We wniosku o wydanie zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego należy udzielić informacji na temat tego, czy pracownik podlegał ubezpieczeniom społecznym przed delegowaniem, ale tylko w odniesieniu do ubezpieczenia w KRUS. Okres ubezpieczenia w ZUS zostanie bowiem zweryfikowany przez podmiot przyjmujący przedmiotowy wniosek. Okres ten ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia wydania zaświadczenia A1, gdyż bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia osoba delegowana do innego państwa członkowskiego musi być objęta systemem ubezpieczenia społecznego kraju członkowskiego, w którym jej pracodawca posiada siedzibę. Wynika to z art. 14 ust. 1 rozporządzenia 987/2009/WE. Natomiast minimalny okres ubezpieczenia jest sprecyzowany w decyzji A2 Komisji Administracyjnej do spraw Zabezpieczenia Społecznego Pracowników Migrujących z dnia 12 czerwca 2009 r. dotyczącej wykładni art. 12 rozporządzenia 883/2004/WE. Ta stanowi, że okres ubezpieczenia przed delegowaniem w państwie, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, musi wynieść co najmniej miesiąc. Bierze się przy tym pod uwagę okres ubezpieczenia w danym państwie, a nie u konkretnego przedsiębiorcy (przykład 1). Obecnie dla wydania zaświadczenia A1 weryfikowane jest ubezpieczenie społeczne w okresie miesiąca bezpośrednio przed delegowaniem. To się jednak zmieni na skutek nowelizacji rozporządzenia 987/2009/WE. Przed delegowaniem za granicę pracownicy będą musieli podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego w swoim kraju macierzystym przez co najmniej trzy miesiące. I tak w nowym ujęciu do celów stosowania art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004/WE osoba, która wykonuje pracę najemną w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy prowadzącego tam normalnie swoją działalność i która została wysłana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego, oznacza także osobę zatrudnioną w celu wysłania jej do innego państwa członkowskiego, pod warunkiem że osoba ta bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia podlegała już przez okres co najmniej trzech miesięcy ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym siedzibę ma jej pracodawca. W momencie rozpoczęcia stosowania tego przepisu, czyli w drugiej połowie 2028 r., ZUS będzie zobowiązany dostosować Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii do nowych uregulowań.

Podróż służbowa czy delegowanie pracownika?

Nowością wprowadzoną do przepisów rozporządzenia 987/2009/WE jest definicja podróży służbowej. Na gruncie znowelizowanych przepisów podróż służbowa oznacza tymczasową aktywność w charakterze pracownika najemnego lub osoby prowadzącej działalność na własny rachunek, która to aktywność jest ograniczona w czasie i jest związana z działalnością pracodawcy lub, w przypadku osoby prowadzącej działalność na własny rachunek, zainteresowanej osoby, z wyłączeniem świadczenia usług lub dostawy towarów, ale z uwzględnieniem uczestnictwa w spotkaniach służbowych, wydarzeniach kulturalnych i naukowych, konferencjach i seminariach, takich jak te związane z badaniami akademickimi, lub odbywania szkoleń. W rezultacie z definicji tej wprost wynika, że świadczenie przez pracownika usług lub dostawa towarów nie stanowią podróży służbowej. Takie rozwiązanie już obowiązywało, gdyż wynika z analizy krajowych przepisów.

Za pracownika delegowanego z terytorium Polski uznaje się pracownika w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonującego pracę na terytorium RP, tymczasowo skierowanego do pracy na terytorium tego państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP. Ma to swoje umocowanie w art. 3 pkt 7 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 1682). Ustawa w art. 3 pkt 5 precyzuje pracodawcę delegującego pracownika z terytorium Polski. Jest to pracodawca mający siedzibę, a w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą - stałe miejsce wykonywania takiej działalności, na terytorium RP, kierujący tymczasowo pracownika w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, do pracy na terytorium tego państwa. Ustawa określa tryby takiego delegowania pracownika przez pracodawcę do innego państwa członkowskiego, tj.:

• w związku z realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium innego państwa członkowskiego,
• w oddziale lub przedsiębiorstwie należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy pracodawca delegujący,
• jako agencja pracy tymczasowej.

W świetle powołanej ustawy status pracownika delegowanego posiada osoba, która przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego niż to, w którym jest zatrudniona (RP). Pracownik w sposób czasowo ograniczony wykonuje określone zadania na terytorium innego państwa celem świadczenia usług. Ich wykonanie odbywa się na podstawie umowy zawartej między polskim pracodawcą delegującym i zagranicznym odbiorcą usług (przykład 2) albo polega na wynajęciu (wypożyczeniu) pracowników innemu przedsiębiorstwu. Zawarcie tego typu umów pozwala na odróżnienie podróży służbowej od delegowania pracowników do pracy na terytorium innego państwa w celu świadczenia tam usług. Jeśli takich umów nie ma, to przedsiębiorca skierowanie do pracy do innego państwa może uznać za podróż służbową.

Inną kwestią jest delegowanie w obrębie grupy przedsiębiorstw lub do oddziału firmy w innym państwie członkowskim. W tym przypadku, gdy pracodawca wysyła pracownika na szkolenie, negocjacje umów z klientami czy ocenę wyników, będzie to podróż służbowa, a nie delegowanie. Jeśli jednak w ramach grupy przedsiębiorstw będzie miała być wykonana konkretna usługa w innym państwie członkowskim, to wystąpi oddelegowanie (przykład 3).