Zapłata należności na rzecz czynnego podatnika VAT na rachunek spoza białej listy w przypadku transakcji przekraczającej kwotę 15.000 zł

Jesteśmy spółką z o.o. Nasz kontrahent zarejestrowany jako czynny podatnik VAT wystawił na nas fakturę na kwotę przekraczającą 15.000 zł za usługi objęte zwolnieniem przedmiotowym z VAT. Rachunek do zapłaty wskazany na fakturze nie znajduje się w wykazie podatników VAT (jest to rachunek osobisty kontrahenta). Czy powinniśmy złożyć zawiadomienie na druku ZAW-NR do urzędu skarbowego, aby uniknąć negatywnych konsekwencji na gruncie CIT?

Zapłata na rachunek spoza białej listy należności dotyczącej transakcji przekraczającej kwotę 15.000 zł wynikającej z dostawy towarów potwierdzonej fakturą wystawioną przez czynnego podatnika VAT nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Aby uniknąć negatywnych konsekwencji na gruncie podatku CIT, spółka powinna złożyć do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie na druku ZAW-NR.

Przedmiotem pytania są konsekwencje w podatku CIT w przypadku zapłaty za transakcję przekraczającą kwotę 15.000 zł na rachunek płatniczy nieznajdujący się w wykazie podmiotów, o których mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT, potocznie zwanym białą listą.

Należy jednak w tym miejscu wspomnieć o statusie na potrzeby podatku VAT przedsiębiorcy świadczącego usługi, gdyż to przekłada się na konsekwencje w podatku dochodowym u korzystającego z usług tego przedsiębiorcy. Jak wynika z pytania, w stanie faktycznym kontrahent spółki korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w VAT, lecz zarejestrował się jako czynny podatnik VAT. To oznacza, że widnieje na tzw. białej liście.

Zawiera ona dane podatników wraz z numerami rachunków bankowych i to na podmiocie dokonującym płatności spoczywa odpowiedzialność weryfikacji kontrahenta. Zgłoszenie rachunku bankowego na białą listę odbywa się automatycznie. Wykaz nie uwzględnia rachunków prywatnych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Prawo przedsiębiorców nie nakazuje przedsiębiorcy prowadzącemu jednoosobową działalność gospodarczą założenia rachunku bankowego ze specjalnym przeznaczeniem do prowadzenia transakcji związanych z działalnością gospodarczą. Jednak w przypadku transakcji przekraczających kwotę 15.000 zł posiadanie rachunku firmowego jest szczególnie ważne. Zapłata należności na rzecz czynnego podatnika VAT znajdującego się na białej liście powinna być dokonana na rachunek płatniczy widniejący na tej liście. Zapłata za transakcję o wartości powyżej 15.000 zł dokonana na rachunek spoza białej listy skutkuje tym, że wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 15d ust. 1 pkt 2 updop, podatnicy nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów (na tzw. białej liście) - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

Chodzi tu o transakcje dokonywane między przedsiębiorcami, w każdym przypadku gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.

Jeżeli więc wartość transakcji wynikającej z faktury, wystawionej przez podatnika VAT, który został zarejestrowany jako podatnik VAT czynny wynosi powyżej 15.000 zł, to cała kwota powinna być zapłacona przelewem na rachunek zamieszczony na białej liście. W przeciwnym razie przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli przed dokonaniem zapłaty na rachunek spoza białej listy, koszt został już zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, wówczas, w tej części, w której płatność została dokonana z naruszeniem tego obowiązku, należy zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo zwiększyć przychody w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów podatkowych. Zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów trzeba dokonać w miesiącu, w którym został zlecony przelew na rachunek poza białej listy. Tak wynika z art. 15d ust. 2 updop.

Ustawodawca umożliwia jednak uniknięcie negatywnych skutków w podatku dochodowym dokonania zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na białej liście. Mianowicie w przypadku dokonania takiej zapłaty, podatnik nie poniesie opisanych wcześniej konsekwencji podatkowych, jeżeli przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek złoży zawiadomienie ZAW-NR, będące zawiadomieniem o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Należy je złożyć do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Tak wynika z art. 15d ust. 4 pkt 1 updop.

Zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza białej listy składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego tylko raz, przy pierwszej zapłacie na ten rachunek. Wystarczające jest jednorazowe złożenie takiego zawiadomienia i nie trzeba składać następnych zawiadomień przy dokonywaniu kolejnych płatności na ten sam rachunek spoza białej listy.

Jeśli zatem w opisanym przypadku spółka złoży do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-NR o zapłacie na rachunek spoza białej listy, to nie musi ponownie składać zawiadomienia o kolejnej zapłacie na ten sam rachunek spoza białej listy. W takim przypadku na ogólnych zasadach będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki opłacone na ten rachunek.