Świadczenia na rzecz pracowników - uwzględnienie zwolnień od PIT

Pojęcia przychodu ze stosunku pracy zawarte w art. 12 ust. 1 updof jest szerokie. Obejmuje wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto przychodem są świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Pracodawcy, którzy pełnią funkcję płatnika zaliczek na podatek dochodowy, muszą zatem każdorazowo oceniać, czy takie świadczenia stanowią u pracowników przychód ze stosunku pracy, a także czy dany przychód należy opodatkować, czy zastosować określone zwolnienie od podatku dochodowego. W tym kontekście na uwagę zasługuje interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 maja 2025 r., nr 0115-KDIT2.4011.171.2025.1.ENB. Organ podatkowy odniósł się w niej do różnego rodzaju świadczeń dokonywanych przez pracodawcę na rzecz pracowników, w tym pracowników mobilnych. Prezentujemy ją w "rozbiciu" na niektóre zagadnienia w niej prezentowane.

2.1. Koszty przejazdu taksówką na spotkanie biznesowe

W ramach obowiązków służbowych pracownicy uczestniczą w spotkaniach biznesowych, w tym gdy są w podróży służbowej. Niekiedy spotkania kończą się w późnych godzinach wieczornych, co uniemożliwia powrót do miejsca zamieszkania/noclegu samochodem lub środkami komunikacji publicznej. W takich sytuacjach mają zgodę na skorzystanie z taksówek, a ponoszone w trakcie realizacji obowiązków służbowych koszty przejazdu są im zwracane. Czy kwota zwrotu stanowi przychód podlegający opodatkowaniu?

Gdy przejazd taksówką dotyczy powrotu ze spotkania służbowego przez osobę niebędącą w podróży służbowej, zwrot kosztów nie jest jej przychodem. Natomiast gdy przejazd taksówką ma miejsce w trakcie podróży służbowej, przychód powstaje, ale jest wolny od podatku.

Organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem, że w sytuacji gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszt przejazdu taksówką zamówioną w związku z wykonywaniem zadania służbowego, np. finansuje/zwraca pracownikowi wydatek na przejazd taksówką z miejsca, w którym służbowo uczestniczył w wieczornym spotkaniu biznesowym do miejsca jego zamieszkania, to pracownik nie uzyskuje przysporzenia majątkowego (korzyści). Brak jest bowiem podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania. Wydatek taki jest również poniesiony w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Tym samym, w razie dokonywania na rzecz pracowników zwrotu kosztów przejazdu taksówką, który jest związany z uczestnictwem w spotkaniu biznesowym realizowanym w ramach obowiązków służbowych, na pracodawcy nie ciąży obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Z kolei gdy pracownik odbywa przejazd taksówką, będąc w podróży służbowej, pracodawca może uznać, że koszty z tego tytułu stanowią inne wydatki poniesione stosownie do uzasadnionych potrzeb, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Zwrot tego rodzaju należności stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Jest on jednak wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof.

2.2. Zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem na potrzeby podróży służbowych

Za zgodą pracodawcy, pracownicy odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami (na podstawie zawartych umów o korzystanie z samochodu). Pracownikom są zwracane koszty przejazdów w wysokości tzw. kilometrówki. Czy wypłacane należności trzeba opodatkować?

W tym przypadku są podstawy do objęcia zwracanych należności zwolnieniem od podatku.

Organ podatkowy wyjaśnił, że w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof przewidziane jest zwolnienie dla świadczeń w postaci diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Oznacza to, że należności związane z podróżami służbowymi stanowią przychód podatkowy, a zwolnienie może być stosowane, gdy otrzymane kwoty stanowią należności, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Wówczas nie podlegają opodatkowaniu do wysokości określonej w przepisach tego rozporządzenia.

Z treści § 3 ust. 3 i 4 powołanego rozporządzenia wynika, że gdy pracownik odbywa podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (tzw. kilometrówki), ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Skoro więc koszty przejazdu w podróży służbowej zwracane są pracownikom w wysokości kilometrówki, obliczonej według stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, to ich przychód z tego tytułu jest wolny od podatku dochodowego. Przy czym w przypadku gdy na wniosek pracownika zostanie wydana zgoda na przejazd w podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym, to zwrot kosztów przejazdu jest wolny od podatku w pełnej wysokości, nieograniczonej limitem.

2.3. Wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Pracownicy są kierowani na szkolenia, kursy, studia, konferencje edukacyjne w celu podnoszenia ich kwalifikacji zawodowych. Są im przyznawane świadczenia na pokrycie opłat za kształcenie, przejazdy i noclegi przez czas trwania zajęć. Koszty te pracodawca finansuje ze środków obrotowych. Czy ma do nich zastosowanie zwolnienie od podatku?

Wartość świadczeń przyznanych w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników jest ich przychodem w całości objętym zwolnieniem od podatku.

Przepisy prawa pracy przewidują, że pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 17 Kodeksu pracy). W sytuacji natomiast, gdy pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe (zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności) z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, przysługuje mu urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Pracodawca może też przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Tak wynika z art. 103¹ § 1 i 2 w związku z art. 103³ K.p. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 updof, wartość tych świadczeń jest wolna od podatku dochodowego. Z literalnego brzmienia przepisu wynika, że zwolnienie dotyczy świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Tym samym w związku z wypłatą świadczeń wskazanych w pytaniu pracodawca nie pełni funkcji płatnika zaliczek na podatek dochodowy.