Problemy z wystawianiem/otrzymywaniem faktur w KSeF - odpowiedzi na interpelacje poselskie
Zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 poz. 1203) od 1 lutego 2026 r. (z pewnymi wyjątkami) wprowadzone zostanie obligatoryjne fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Kwestia określenia momentu wystawienia faktury czy też prawa do odliczenia VAT po wprowadzaniu obligatoryjnego fakturowania w KSeF była przedmiotem interpelacji poselskich nr 11189 oraz nr 10882.
W odpowiedziach na ww. interpelacje udzielonych odpowiednio dnia 14 sierpnia 2025 r. (nr PT7.054.6.2025.660) i dnia 18 sierpnia 2025 r. (nr PT7.054.4.2025.595) Minister Finansów i Gospodarki poinformował, że podstawową zasadą działania KSeF będzie otrzymywanie/odbieranie faktury w KSeF, co jednocześnie zapewni szybkość i pewność dostępu do faktury, prawidłowość udokumentowania transakcji, w tym rozliczenia transakcji przez nabywcę. Zwrócono uwagę, że zasady dotyczące obowiązku podatkowego, ani terminy wystawiania faktur nie ulegną zmianie.
W odpowiedzi z dnia 14 sierpnia br. podkreślono, że: "(...) określenie daty wystawienia faktury wg daty jej przesłania (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) dotyczy wyłącznie faktury wystawionej w trybie online. Fakturę uznaje się za wystawioną w trybie online, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie zgodna z datą wystawienia faktury zadeklarowaną przez podatnika w polu P_1 pliku xml faktury.
W przypadku faktur wystawionych w trybach offline (art. 106nda, art. 106nf, art. 106nh ustawy) datą wystawienia faktury jest zawsze data wskazana przez podatnika na tej fakturze w polu P_1. Skutek w postaci określenia daty wystawienia faktury będzie więc zamierzonym efektem działań podatnika (...)".
Wyjaśniono także, że datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.
Z kolei w odpowiedzi z dnia 18 sierpnia br. wprost wskazano, że: "(...) Zatem to otrzymanie faktury jest jednym z elementów niezbędnych warunkujących prawo do odliczenia VAT. W tym zakresie również po wejściu w życie przepisów dotyczących KSeF w dalszym ciągu elementem niezbędnym warunkującym powstanie prawa do odliczenia pozostaje otrzymanie faktury. Nie sposób zatem przyjąć, że prawo do odliczenia podatku VAT przez nabywcę mogłoby powstać w dniu jej wystawienia - jeżeli tego samego dnia nie dojdzie do otrzymania dokumentu uprawniającego do odliczenia (...)".
Zwrócono także uwagę, że w myśl art. 106na ust. 4 ustawy o VAT w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 - tj. podmiotowi, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, w tym podmiotem zagranicznym lub podmiotem korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME - za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Wyjaśniono również: "(...) sytuacja, o której wspomina Pan Poseł (faktura wystawiona na koniec miesiąca, opóźnienie w KSeF o jeden lub dwa dni robocze pozbawi firmę prawa do odliczenia VAT w danym okresie rozliczeniowym), powinna być niwelowana uwarunkowaniami technicznymi przyjętymi dla systemu KSeF. Przydzielenie numeru fakturze w KSeF będzie odbywać się niezwłocznie - zatem nie wydaje się, aby korzyści z wdrożenia KSeF mogły być zakłócone takimi sytuacjami (...)".
Wprowadzane przepisy - jak podkreślono - zawierają również odrębne regulacje dotyczące faktur wystawianych w trakcie awarii KSeF (art. 106nf ustawy o VAT) oraz w zakresie wystawiania faktur w trybie offline24 (art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT). Za datę otrzymania faktury wystawionej w trybie offline24 gdy nabywcą jest przedsiębiorca krajowy posługujący się NIP - jest data przydzielenia numeru w KSeF. W tym zakresie czytamy: "(...) Zatem w zakresie ustalenia momentu powstania prawa do odliczenia u nabywcy, w tym przypadku uwzględnia się, co do zasady, datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, tj. datę otrzymania tej faktury w KSeF (...)".
