Deklaracja VII-DO służąca do rozliczenia VAT w szczególnej procedurze importu

IOSS, czyli Import One Stop Shop, jest szczególną procedurą umożliwiającą rozliczenie podatku VAT należnego z tytułu sprzedaży na odległość towarów importowanych - SOTI - należnego w państwie członkowskim konsumpcji, za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji.

Przy zastosowaniu IOSS dostawca dokonujący sprzedaży towarów o niskiej wartości, znajdujących się w państwie trzecim, na rzecz konsumentów z Unii Europejskiej nalicza VAT już w chwili sprzedaży towarów. Następnie deklaruje i odprowadza ten podatek za pośrednictwem systemu IOSS w państwie członkowskim, w którym został zidentyfikowany do tej procedury.

Towary objęte takim sposobem rozliczenia korzystają następnie ze zwolnienia z VAT w momencie importu. Mechanizm ten ma na celu uproszczenie odprawy celnej i umożliwienie sprawniejszego dopuszczenia towarów do obrotu.

Procedura IOSS jest dostępna dla podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, jak również - na określonych zasadach - dla podatników niemających siedziby w UE, którzy dokonują SOTI dotyczącej towarów o wartości rzeczywistej nieprzekraczającej 150 euro.

Podatnik zarejestrowany dla potrzeb szczególnej procedury importu, a także pośrednik działający w jego imieniu, ma obowiązek składać deklaracje VAT właściwe dla tej procedury za pomocą środków komunikacji elektronicznej do właściwego urzędu skarbowego.

Jeżeli podatnik dokonujący SOTI zdecyduje się na korzystanie z usług pośrednika, obowiązek składania deklaracji VAT realizowany jest przez tego pośrednika.

Do rozliczenia podatku należnego w ramach szczególnej procedury importu służy formularz VII-DO - Deklaracja dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury importu.

W odróżnieniu od procedury OSS, w której zasadniczym okresem rozliczeniowym jest kwartał, deklaracja VII-DO składana jest za okresy miesięczne. Termin jej złożenia przypada na koniec miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie.

Obowiązek złożenia deklaracji występuje niezależnie od tego, czy w danym miesiącu rzeczywiście dokonano sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Przykładowo deklarację VII-DO za sierpień 2026 r. należy złożyć najpóźniej do 30 września 2026 r.

Również w przypadku procedury IOSS podatnik lub pośrednik nie może przesłać deklaracji przed zakończeniem okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że deklaracja może zostać wysłana elektronicznie najwcześniej pierwszego dnia po zakończeniu miesiąca, za który jest składana.

W celu prawidłowego rozliczenia procedury importu należy:

1) wypełnić formularz VII-DO, wskazując miesiąc oraz rok, których dotyczy rozliczenie;

2) przesłać deklarację za pomocą systemu e-Deklaracje do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;

3) w części C deklaracji VII-DO wykazać podatek VAT należny wszystkim państwom członkowskim konsumpcji, w których znajdują się nabywcy towarów, czyli osoby niebędące podatnikami.

Także w przypadku deklaracji VII-DO przed jej ostatecznym złożeniem istnieje możliwość przygotowania wersji roboczej. Rozwiązanie to pozwala na wcześniejszą kontrolę poprawności danych i wyeliminowanie ewentualnych błędów jeszcze przed przesłaniem właściwej deklaracji.

Wersja robocza nie stanowi jednak deklaracji VAT i nie jest przekazywana właściwym administracjom podatkowym państw członkowskich konsumpcji.

Kwoty ujmowane w deklaracji VII-DO wykazywane są w euro i - analogicznie jak w przypadku OSS - nie podlegają zaokrągleniu ani w górę, ani w dół.

Przy wypełnianiu formularza VII-DO szczególnej uwagi wymagają pozycje 14 i 15 części C.1. dotyczące początku oraz końca okresu dostaw towarów. Pola te mają znaczenie w sytuacji, gdy za ten sam okres rozliczeniowy składana jest więcej niż jedna deklaracja VAT w różnych państwach członkowskich Unii Europejskiej.

W pozycji 14 wskazuje się datę rozpoczęcia okresu rozliczeniowego objętego daną deklaracją. Data ta nie może przypadać przed 1 lipca 2021 r. i jednocześnie musi mieścić się w miesiącu oraz roku wskazanych w polach 5 i 6 formularza.

W pozycji 15 należy natomiast podać datę zakończenia okresu rozliczeniowego, którego dotyczy deklaracja. Także w tym przypadku wskazana data musi mieścić się w miesiącu i roku określonych w polach 5 oraz 6 formularza VII-DO.

Podatnik korzystający z procedury importu, a w przypadku ustanowienia pośrednika - pośrednik odrębnie dla każdego reprezentowanego podatnika - jest zobowiązany do wpłaty należnego VAT w euro.

Przy dokonywaniu płatności należy wskazać deklarację VAT, której dotyczy dana wpłata. Termin zapłaty upływa z końcem miesiąca następującego po miesiącu, za który składane jest rozliczenie. Podstawę tej regulacji stanowi art. 138g ust. 8 ustawy o VAT.

Każdej prawidłowo złożonej deklaracji VAT nadawany jest indywidualny, unikatowy numer referencyjny - UNR. Numer ten ma podstawowe znaczenie dla prawidłowego przypisania wpłaty i powinien być każdorazowo wskazywany przy dokonywaniu płatności.

W przypadku szczególnej procedury importu numer UNR tworzony jest z oznaczenia państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT oraz okresu rozliczeniowego obejmującego miesiąc i rok, za który składana jest deklaracja.

Przykładowy numer może mieć następującą postać:

PL/IMXXXXXXX/01.2026

Prawidłowe wskazanie numeru UNR pozwala organowi podatkowemu jednoznacznie przyporządkować dokonaną wpłatę do konkretnej deklaracji i właściwego okresu rozliczeniowego.