Rozliczenie nadpłaconego zasiłku w wyniku błędnego ustalenia przez pracodawcę okresu zasiłkowego, z uwzględnieniem stanowiska MF

Pracownik (w wieku 50+) do 31 grudnia 2023 r. był nieprzerwanie niezdolny do pracy z powodu choroby. Pracodawca, w wyniku błędnych ustawień w programie kadrowo-płacowym, przy ustalaniu okresu zasiłkowego nie uwzględnił 14 dni choroby, za które na początku absencji wypłacił wynagrodzenie chorobowe. W związku z tym nadpłacił zasiłek chorobowy za 14 dni, który pracownik dobrowolnie zwrócił. Czy i jakie konsekwencje ponosi pracodawca w takim przypadku?

Pracodawca zobowiązany jest sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2023 r. i uregulować niedopłatę składek na ubezpieczenia społeczne wraz z ewentualnymi odsetkami.

Okres płatności zasiłku chorobowego wynosi 182 dni, a w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej gruźlicą lub przypadającej na okres ciąży 270 dni (art. 8 ustawy zasiłkowej). Jest to tzw. okres zasiłkowy, do którego zgodnie z art. 9 ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej, wlicza się:

• wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy, jak również okresy niemożności wykonywania pracy z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 ustawy zasiłkowej,
• okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli przerwa pomiędzy ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni (z wyjątkiem niemającym znaczenia dla omawianej sprawy).

Ponadto wliczeniu podlegają także okresy, za które ubezpieczony nie ma prawa do świadczeń chorobowych w związku z wystąpieniem okoliczności wymienionych w art. 14-17 ustawy zasiłkowej.

Przypominamy, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas choroby łącznie do 33 dni w roku kalendarzowym, a gdy najpóźniej w roku poprzedzającym niezdolność do pracy ukończył 50. rok życia - do 14 dni w roku kalendarzowym.

Za prawidłowe ustalenie okresu zasiłkowego odpowiedzialny jest pracodawca będący płatnikiem zasiłków. Jeśli ma wątpliwości, może wystąpić w tej sprawie do ZUS, wysyłając formularz ZAS-64. ZUS po przeanalizowaniu przebiegu absencji chorobowej pracownika wskaże dokładnie, które okresy choroby należy zaliczyć do okresu zasiłkowego i ewentualnie ustali datę wyczerpania tego okresu.

W okolicznościach wskazanych w pytaniu pracodawca w wyniku błędnego obliczenia okresu zasiłkowego (nie wliczył do niego 14-dniowego okresu płatności wynagrodzenia chorobowego) spowodował jego przekroczenie. Konsekwencją tego była nadpłata o 14 dni zasiłku chorobowego, którą pracodawca co do zasady jest zobowiązany zwrócić do ZUS wraz z odsetkami (jako zasiłek wypłacony bezpodstawnie). Z pytania wynika jednak, że pracownik dobrowolnie zwrócił nadpłaconą kwotę zasiłku.

Wypłacone przez pracodawcę zasiłki podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne (z wyjątkiem zasiłków wypłaconych bezpodstawnie). Wskutek tego pracodawca dokonuje wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w ZUS DRA sumą należnych składek a m.in. kwotą wypłaconych zasiłków. Stąd też konieczne jest sporządzenie korekty dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2023 r., w których zostaną uwzględnione prawidłowe kwoty. Niedopłatę składek powstałą wskutek bezpodstawnego rozliczenia w ciężar składek kwoty zasiłku pracodawca jest obowiązany zapłacić wraz z odsetkami za zwłokę, chyba że ich wysokość nie przekroczy kwoty 1% minimalnego wynagrodzenia - w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca kwoty 42,42 zł, o czym pisaliśmy w UiPP nr 2/2024, str. 11.

Pracownik w wieku 50+ był nieprzerwanie niezdolny do pracy z powodu choroby od 19 czerwca do 31 grudnia 2023 r. Za ten okres pracodawca wypłacił mu:

• wynagrodzenie chorobowe za 14 dni (od 19 czerwca do 2 lipca),
• zasiłek chorobowy za 182 dni (od 3 lipca do 31 grudnia).

Przyjmujemy, że stawka dzienna świadczenia chorobowego wynosiła 110,45 zł. Za grudzień 2023 r. pracownik otrzymał więc zasiłek chorobowy w wysokości 3.423,95 zł (31 dni x 110,45 zł). W dokumentach rozliczeniowych za ten miesiąc pracodawca wykazał pracownika w raporcie ZUS RSA, z kodem świadczenia/przerwy - 313, okresem od 01.12.2023 do 31.12.2023, liczbą dni zasiłkowych - 31, kwotą - 3.423,95 zł. W ciężar składek na ubezpieczenia społeczne wliczona została m.in. kwota 3.423,95 zł (deklaracja ZUS DRA, blok V., pkt 1).

Pod koniec stycznia 2024 r. pracodawca zauważył swój błąd - okres zasiłkowy został wyczerpany z dniem 17 grudnia 2023 r. (a nie z dniem 31 grudnia 2023 r.); niezdolność do pracy przypadająca od 18 do 31 grudnia 2023 r. jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku (pracownik miał w tym okresie zwolnienie lekarskie). Pracownik pod koniec stycznia 2024 r. zwrócił nadpłacony zasiłek wraz z kwotą pobranej zaliczki na podatek.

Pracodawca sporządził korektę raportu ZUS RSA za grudzień 2023 r., w którym wykazał pracownika:

• w jednym bloku np. III.B. z kodem świadczenia/przerwy - 313, okresem od 01.12.2023 do 17.12.2023, liczbą dni zasiłkowych - 17, kwotą - 1.877,65 zł (tj. 17 dni x 110,45 zł),
• w kolejnym bloku, np. IV.B. z kodem świadczenia/przerwy - 151, okresem od 18.12.2023 do 31.12.2023, liczbą dni - 14, pozostawiając pole z kwotą puste.

Raport ten pracodawca dołączył do korygującej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której w bloku V., w pkt. 1 wykazał prawidłową kwotę wypłaconych świadczeń (była niższa o nadpłatę w wysokości 1.546,30 zł).

W wyniku dokonanej korekty dokumentów rozliczeniowych powstała niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 1.546,30 zł, którą pracodawca uregulował 31 stycznia 2024 r. (odsetki za zwłokę wyniosły 5,53 zł, zatem nie należało ich opłacać).

W wyniku nadpłaty zasiłku chorobowego nadpłacona została też zaliczka na podatek dochodowy. Podatkowe rozliczenie zwrotu nienależnie pobranego przez pracownika zasiłku chorobowego może nastąpić odpowiednio na podstawie art. 41b ustawy o pdof lub art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o pdof. Z pytaniem w oparciu, o który z tych przepisów dokonać rozliczenia podatkowego w omawianych okolicznościach, nasze Wydawnictwo wystąpiło do Ministerstwa Finansów. 

W odpowiedzi uzyskanej 7 lutego 2024 r. czytamy, że: "(...) Powołane w wystąpieniu przepisy art. 41b, jak i art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy PIT normują zasady uwzględniania zwróconych świadczeń w rozliczeniu podatkowym. W zależności od konkretnego stanu faktycznego zastosowanie ma art. 41b ustawy PIT, dotyczący sytuacji rozliczenia zwrotu nienależnie pobieranych świadczeń za pośrednictwem płatnika albo art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy PIT, normujący rozliczenie zwrotu nienależnie pobieranych świadczeń przez podatnika. Jeśli płatnik nie odliczy dokonanego przez podatnika zwrotu od bieżących dochodów podatnika (na skutek upływu roku podatkowego bądź osiągania przez niego niewielkich dochodów lub ustania źródła przychodu), to odliczenia w zeznaniu podatkowym (składanym za rok podatkowy, w którym podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranego świadczenia) dokonuje sam podatnik. (...)". 

Ponadto na pytanie, czy pracownik powinien zwrócić nadpłacony zasiłek łącznie z pobraną kwotą zaliczki na podatek dochodowy od tego zasiłku, resort finansów odpowiedział: "(...) Zasadą jest, że zarówno art. 41b, jak i art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy PIT dotyczy sytuacji, w której zwracane przez podatnika nienależnie pobrane świadczenia uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem PIT, dlatego też zwrot ten dokonywany powinien być łącznie z pobranymi przez płatnika zaliczkami na podatek dochodowy.".