Wyjazd służbowy czy delegowanie?

Czy trwający miesiąc wyjazd zagraniczny, który pracownicy odbywają wraz z pracodawcą w celu instalacji produktów firmy u klienta może być kwalifikowany jako podróż służbowa? Czy z uwagi na okres wykonywania pracy za granicą taki wyjazd stanowi dla pracowników delegowanie do Hiszpanii w ramach świadczenia usług, wymagające zapewnienia im minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w Hiszpanii?

Zgodnie z art. 3 pkt 5 lit. a ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 73), dalej ustawy o delegowaniu pracowników, przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP rozumie się pracodawcę mającego siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium Polski, kierującego tymczasowo pracownika do pracy na terytorium państwa członkowskiego w związku z realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium innego państwa członkowskiego. W tę definicję wpisuje się sytuacja, w której polski pracodawca na zlecenie kontrahenta z Hiszpanii wykonuje określone produkty, które następnie instaluje u klienta w Hiszpanii przy udziale pracowników zatrudnionych na stałe w Polsce. Zbliżoną regulację zawiera art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy nr 45/1999 z dnia 29 listopada 1999 r. w sprawie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług poza granicami państwowymi (BOE.286 z 30.11.1999.) dalej ustawy nr 45/1999, obowiązującej na terytorium Hiszpanii. Przepis ten definiuje delegowanie w ramach świadczenia usług poza granicami państwowymi m.in. jako delegowanie pracownika na rachunek i pod kierownictwem przedsiębiorstwa, w którym jest on zatrudniony w celu wykonania umowy zawartej między przedsiębiorstwem a odbiorcą świadczonych usług mającym swoją siedzibę lub prowadzącym działalność w Hiszpanii.

Wracając na grunt rodzimych przepisów, pracownikiem delegowanym z terytorium RP jest pracownik w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonujący pracę w Polsce, tymczasowo skierowany do pracy na terytorium tego państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP (art. 3 pkt 7 ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług). Obydwie te definicje się uzupełniają.

Zwracamy uwagę! W przypadku miesięcznego pobytu pracowników w Hiszpanii na pracodawcy ciąży dodatkowy obowiązek informacyjny. Zgodnie z art. 25c omawianej ustawy, pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, przed delegowaniem takiego pracownika do pracy w innym państwie członkowskim aktualizuje informacje, o których mowa w art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 K.p., oraz dodatkowo informuje takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o:

• wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany,
• dodatku z tytułu delegowania lub przepisach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, w przypadku gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowienia regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową,
• linku do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych.

Pracodawca delegujący pracownika z terytorium RP na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie informuje takiego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie jego warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, postanowień układów zbiorowych pracy lub porozumień zbiorowych, jeżeli przepisy te lub postanowienia zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Odnosząc powyższe do przepisów obowiązujących w Hiszpanii, płaca minimalna w tym kraju jest ogłaszana po rozpoczęciu roku kalendarzowego, np. na 2022 r. została opublikowana w dekrecie królewskim z 22 lutego 2022 r., a obowiązująca w 2023 r. weszła w życie 16 lutego 2023 r. Na dzień oddania niniejszego numeru do druku jej wysokość w 2024 r. nie była jeszcze znana (w 2023 r. wynosiła 1.080 euro miesięcznie lub 36 euro dziennie). Co istotne w Hiszpanii obowiązują układy zbiorowe pracy i orzeczenia arbitrażowe, mające zastosowanie w danym miejscu i sektorze lub branży w odniesieniu do grupy zawodowej lub kategorii zawodowej, do której należy pracownik delegowany. Tym samym nie tylko branża, ale i jeden z 17 regionów, do którego pracodawca zamierza delegować pracowników będą miały wpływ na ostateczną wysokość ich minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w okresie pracy na terytorium Hiszpanii.

Obowiązek zapewnienia minimalnego wynagrodzenia oraz minimalnego wymiaru płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego wymaganego w państwie wykonywania pracy nie dotyczy wykwalifikowanych i/lub wyspecjalizowanych robotników delegowanych z przedsiębiorstwa dostawczego w celu wykonania wstępnego montażu i/lub pierwszej instalacji wyrobów, jeśli montaż lub instalacja stanowią nieodłączną część umowy i są niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów (art. 3 ust. 2 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE L 18 z 21.01.1997, str. 1 ze zm.). Warunkiem jest jednak to, by okres delegowania nie przekroczył ośmiu dni.

W kwestii świadczeń przysługujących z tytułu delegowania, pracodawca może bronić tezy, iż pracownicy udający się wraz z nim do Hiszpanii celem instalacji produktów u klienta odbywają podróż służbową.

Jeśli więc wyjazd do Hiszpanii odbywa się na polecenie pracodawcy, a nie w oparciu o porozumienie z pracownikiem czasowo zmieniające miejsce wykonywania pracy, a ponadto służy wykonaniu incydentalnego zadania służbowego, np. jeśli pracownicy odbywający podróż do Hiszpanii na co dzień pracują przy linii produkcyjnej, a instalacja produktów u klienta jest dla nich zdarzeniem odbiegającym od obowiązków realizowanych w ramach umówionej pracy, nie ma przeszkód aby dokonać zwrotu kosztów przejazdów, noclegów, wyżywienia na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190) oraz wypłacać diety.

Dodatki z tytułu delegowania mogą uzupełniać wynagrodzenie pracownika do gwarantowanego w państwie wykonywania pracy wynagrodzenia minimalnego, o ile nie są one wypłacane z tytułu zwrotu kosztów faktycznie poniesionych w wyniku delegowania, takich jak koszty podróży, zakwaterowania lub wyżywienia (art. 4 ust. 5 ustawy o delegowaniu pracowników). Pozwala to zdaniem redakcji zaliczyć na poczet minimalnego wynagrodzenia hiszpańskiego 25% diety służące pokryciu innych drobnych wydatków w podróży.

Zwracamy uwagę! Fakt odbywania podróży służbowej nie wyklucza kwalifikacji pracownika, jako delegowanego do pracy w Hiszpanii. Zgodnie z interpretacją prezentowaną przez stronę hiszpańską, wyłącznie pracownicy, którzy są tymczasowo wysyłani do pracy w innym państwie członkowskim, ale nie świadczą tam usług, nie są pracownikami delegowanymi. Dotyczy to np. pracowników będących w podróży służbowej (podczas której nie świadczą żadnych usług) uczestniczących w konferencjach, spotkaniach, targach, szkoleniach itp. Zgodnie z informacjami publikowanymi przez władze Hiszpanii, zakres dyrektyw o delegowaniu pracowników nie obejmuje takich pracowników i w związku z tym wymogi administracyjne i środki kontroli określone w art. 9 dyrektywy 2014/67/UE Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71 WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniająca rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym ("rozporządzenie w sprawie IMI") - Dz. U. UE L 2014.159.11, nie mają wobec nich zastosowania.

Ostatnim elementem omawianej informacji będzie link do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych. W przypadku Hiszpanii jest to następujący adres: https://www.mites.gob.es/es/sec_trabajo/debes_saber/desplazamiento-trabajadores-pl/desplazamiento/index.htm.

Dodatkowym obowiązkiem związanym z delegowaniem pracowników do Hiszpanii jest wynikająca z art. 5 ustawy nr 45/1999 konieczność zawiadomienia o delegowaniu organu pracy wspólnoty autonomicznej, gdzie usługi mają być świadczone przed rozpoczęciem delegowania i niezależnie od okresu jego trwania. Jeżeli usługi mają być świadczone na terytorium autonomicznych miast Ceuta i Melilla, zawiadomienie o delegowaniu należy przekazać wydziałom pracy i imigracji odpowiednich delegatur rządu. Zawiadomienie składa się drogą elektroniczną. Wyjątki od tego obowiązku dotyczą wyłącznie przypadków, w których delegowanie obejmuje okres do 8 dni. Samo zawiadomienie o delegowaniu musi zawierać:

• oznaczenie przedsiębiorstwa delegującego pracownika,
• siedzibę tego przedsiębiorstwa dla celów podatkowych oraz numer identyfikacyjny dla celów rozliczenia podatku od wartości dodanej,
• dane osobowe i zawodowe pracowników delegowanych,
• oznaczenie przedsiębiorstwa lub przedsiębiorstw, a w określonych przypadkach, zakładu lub zakładów pracy, w których pracownicy delegowani będą świadczyć usługi,
• datę rozpoczęcia delegowania i jego przewidywany okres trwania,
• określenie rodzaju usług, które mają być świadczone przez pracowników delegowanych w Hiszpanii, ze wskazaniem odpowiedniego przypadku,
• dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby fizycznej lub prawnej przebywającej w Hiszpanii, wyznaczonej przez przedsiębiorstwo jako jej przedstawiciel do kontaktów z właściwymi organami hiszpańskimi oraz, w razie potrzeby, do wysyłania i otrzymywania dokumentów lub powiadomień,
• dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby, która może działać w Hiszpanii w imieniu usługodawcy w zakresie procedur informowania pracowników i konsultowania się z nimi oraz prowadzenia negocjacji dotyczących pracowników delegowanych do Hiszpanii.

Zwracamy uwagę! Pod adresem: https://www.mites.gob.es/es/sec_trabajo/debes_saber/desplazamiento-trabajadores/datoscontacto-autlaborales/index.htm, znajdują się dane kontaktowe hiszpańskich urzędów do spraw pracy, do których pracodawca kieruje zawiadomienia o delegowaniu i informuje o warunkach pracy.

Przez cały okres delegowania pracowników do Hiszpanii pracodawca ma obowiązek udostępnienia do natychmiastowego wglądu w miejscu pracy, lub w formie cyfrowej:

• umowy o pracę lub dokumentów zawierających istotne elementy tej umowy,
• pasków wynagrodzeń oraz dowodów wypłaty wynagrodzenia każdemu pracownikowi,
• ewidencji czasu pracy obejmującej początek i koniec czasu trwania dnia pracy,
• dokumentu potwierdzającego zezwolenie obywatelom państw trzecich na pracę zgodnie z ustawodawstwem państwa siedziby (art. 6 ust. 2 ustawy nr 45/1999).

Co istotne ww. dokumenty muszą być przetłumaczone na język hiszpański lub na język współurzędowy terytorium, na którym mają być świadczone usługi.

W związku z realizacją zamówienia pracodawca musi wyjechać do Hiszpanii, aby zamontować wykonane w Polsce wyroby (meble). Razem z nim wyjedzie dwóch pracowników. Pobyt za granicą będzie trwał około 1 miesiąca. Ten jednorazowy wyjazd można potraktować jako podróż służbową, uprawniającą pracowników do diet i zwrotu kosztów przejazdu, noclegu itp. Nie zmienia to jednak faktu, iż do takiego wyjazdu należy zastosować przepisy o delegowaniu pracowników do pracy w Hiszpanii. Oznacza to m.in. konieczność zapewnienia delegowanym pracownikom wynagrodzenia należnego pracownikowi za pracę w Hiszpanii. Jego wysokość zależy od branży i regionu, w którym będzie wykonywana usługa montażu mebli u klienta. W efekcie dopiero na podstawie tych danych pracodawca jest w stanie rozstrzygnąć, z jakich gwarancji płacowych korzystają pracownicy w okresie wykonywania montażu mebli w Hiszpanii.