Rozliczenie składkowo-podatkowe pracownika niezdolnego do pracy z powodu choroby przez cały miesiąc

Pracownik pełnoetatowy (zatrudniony w systemie podstawowym w organizacji od poniedziałku do piątku) jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości (4.666 zł) oraz otrzymuje premię miesięczną w wysokości 1.500 zł (zgodnie z przepisami o wynagradzaniu jest ona zmniejszana proporcjonalnie za okresy pobierania zasiłków z ubezpieczeń społecznych). W sierpniu br. pracownik chorował w dniach od 1 do 29, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego (24 dni) i zasiłku chorobowego (5 dni). Za ten miesiąc, zgodnie z § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniu, program wyliczył nam wynagrodzenie za pracę. Czy słusznie? Jak dokonać rozliczeń składkowo-podatkowych?

Za sierpień 2025 r. pracownik z pytania miał prawo tylko do wynagrodzenia chorobowego (24 dni) i zasiłku chorobowego (5 dni). Ponieważ nie przepracował w tym miesiącu ani jednego dnia, nie miał prawa do wynagrodzenia za pracę. Jak bowiem wynika z art. 80 K.p., wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. W omawianym przypadku nie miał zastosowania § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927). Przepis ten stosuje się wtedy, gdy pracownik przepracował część miesiąca, jeżeli za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 K.p. lub zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Z pytania wynika, że pracownikowi za sierpień 2025 r. przysługiwało wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. Świadczenia te nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (art. 18 ust. 2 ustawy o sus). W podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne uwzględnieniu podlega wyłącznie wynagrodzenie chorobowe (art. 81 ust. 1 i 5 ustawy zdrowotnej).

Odrębnego omówienia wymaga premia miesięczna, która zgodnie z przepisami płacowymi ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu za okresy pobierania zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Jest więc wypłacana obok wynagrodzenia chorobowego.

Składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku, nie podlegają oskładkowaniu. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), dalej rozporządzenia składkowego. Z pytania wynika, że pracownik ma prawo do premii miesięcznej w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego, na podstawie przepisów o wynagradzaniu, a tym samym jej wypłata za okres pobierania tego wynagrodzenia na mocy powołanego wyżej przepisu nie podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie stanowi ona też podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, mimo że wynagrodzenie chorobowe, obok którego jest ona wypłacana, jest wliczane po podstawy wymiaru tej składki.

Zwracamy uwagę! Kwotę premii miesięcznej wypłaconej pracownikowi obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zwolnioną z oskładkowania na podstawie powołanego wyżej § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, należy wykazać w raporcie ZUS RPA (w bloku III.D.).

Pracodawca jest obowiązany jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego przychody ze stosunku pracy i z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez pracodawcę (art. 32 ust. 1 ustawy o pdof). Zaliczki (12% lub 32%) oblicza się od dochodu uzyskanego w danym miesiącu. Za dochód uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody, o których mowa wyżej, po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne. Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy wynoszą 250 zł miesięcznie lub 300 zł miesięcznie - w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę i złożył stosowne w tej kwestii oświadczenie (art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3, art. 32 ust. 7 ustawy o pdof).

Obliczone w powyższy sposób zaliczki pomniejsza się o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli pracownik złoży pracodawcy oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia. W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia pracownik wskazuje, że pracodawca jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą: 1/12 kwoty zmniejszającej podatek albo 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, albo 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (art. 31b ust. 3 ustawy o pdof).

Zakładamy, że pracownik z pytania za sierpień br. uzyskał wynagrodzenie chorobowe - 2.576,88 zł, zasiłek chorobowy - 709,40 zł oraz premię miesięczną za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego - 1.250 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów - 250 zł i złożył oświadczenie uprawniające pracodawcę do stosowania kwoty zmniejszającej podatek - 300 zł.

Rozliczenie składkowo-podatkowe przedstawiało się następująco:

Pracodawca w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za sierpień 2025 r. wykaże pracownika:

• w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 oraz rozliczoną składką na ubezpieczenie zdrowotne od wypłaconego wynagrodzenia chorobowego,
• w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, z kodem świadczenia/przerwy 331, okresem od 01.08.2025 do 24.08.2025, liczbą dni zasiłkowych 24, kwotą wynagrodzenia chorobowego,
• w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, z kodem świadczenia/przerwy 313, okresem od 25.08.2025 do 29.08.2025, liczbą dni zasiłkowych 5, kwotą zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego,
• w raporcie ZUS RPA w bloku III.D. z kwotą premii wypłaconą za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego niepodlegającą oskładkowaniu na mocy § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego.