Wynagrodzenia i inne należności pracownicze

1. Wynagrodzenie urlopowe z ryczałtów za nadgodziny i za pracę w porze nocnej oraz dodatku funkcyjnego

Spółka wypłaca ryczałty za nadgodziny i za pracę w porze nocnej, a także dodatki funkcyjne. Pracownicy otrzymują je w stałych kwotach miesięcznych, pomniejszanych proporcjonalnie za dni nieobecności w pracy spowodowane np. chorobą, urlopem bezpłatnym. Jak prawidłowo uwzględniać te składniki w wynagrodzeniu urlopowym? Nadmieniamy, że wynagrodzenie zasadnicze tych pracowników jest określone kwotowo w stałej miesięcznej wysokości lub w stawce akordowej.

Ryczałty za godziny nadliczbowe (dalej ryczałt za nadgodziny) i za godziny pracy w porze nocnej (dalej ryczałt za pracę w nocy), a także dodatek funkcyjny uwzględnia się wynagrodzeniu urlopowym na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu urlopowym.

Kwalifikacja składników

Wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia (rozumianego jako wynagrodzenie za pracę) i innych świadczeń ze stosunku pracy, pomijając wypłaty wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego. Ryczałty za nadgodziny (art. 151¹ § 4 K.p.) i za pracę w nocy (art. 151⁸ § 2 K.p.), a także dodatek funkcyjny należą do kategorii wynagrodzeń i nie są objęte listą wyłączeń wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. Wynagrodzenie za pracę jest bowiem zbiorczą nazwą dla różnych wypłat realizowanych przez pracodawcę na rzecz pracownika, w tym obowiązkowego wynagrodzenia zasadniczego oraz innych składników płacowych określonych w przepisach wewnątrzzakładowych (np. dodatek funkcyjny) oraz powszechnych (np. ryczałty za nadgodziny i za pracę w nocny). Tak je określa Sąd Najwyższy m.in. w uchwale 7 sędziów - zasada prawna z 30 grudnia 1986 r. (sygn. akt III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106) i w wyroku z 15 października 2015 r. (sygn. akt II PK 260/14, M.P.Pr. 2016/2/84-89), a także art. 78 w zw. z art. 22 § 1 K.p.

Dodatek funkcyjny przyznawany i wypłacany na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych (np. regulaminu wynagradzania) w kwocie stałej (tak jak w pytaniu) lub zmiennej za okresy miesięczne jest składnikiem wynagrodzenia. Taki status przysługuje również ryczałtom za nadgodziny i za pracę w nocy, które ustala się w stałej stawce miesięcznej. 

Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 29 maja 2009 r. (znak GPP-110-4560-14/09/PE/RP), w odniesieniu do ryczałtu za nadgodziny, zauważył, że: "(...) Jego istotą jest też to, że bez względu na to, ile godzin nadliczbowych pracownik przepracuje w danym okresie, otrzyma całą kwotę ryczałtu. W związku z tym w razie ustalania wynagrodzenia pracownika za pracę za dany miesiąc, ryczałt ten wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika. (...).". Ponieważ zasady dla obydwu ryczałtów są takie same, to tę interpretację można też odnosić do ryczałtu za pracę w nocy. W konsekwencji obydwa ryczałty i dodatek funkcyjny wlicza się do wynagrodzenia urlopowego.

Wynagrodzenie urlopowe

Składniki stałe o charakterze miesięcznym uwzględnia się w podstawie wynagrodzenia urlopowego (dalej podstawa urlopowa) w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia urlopowego). Za miesiące, w których pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych stanowi:

• część wynagrodzenia za pracę bez przeliczania - gdy przez pozostałą część miesiąca nie wystąpią inne absencje niż urlopowa,
• część wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje następujące składniki wynagrodzenia: wynagrodzenie zasadnicze - 5.000 zł, ryczałt za nadgodziny - 2.000 zł, ryczałt za pracę w nocy - 500 zł, dodatek funkcyjny - 1.000 zł. W czerwcu 2025 r. (20 dni pracy) przepracował 10 dni i przez 10 dni był na urlopie wypoczynkowym. W tym miesiącu nie wystąpiły inne absencje w pracy. Zatem za ten miesiąc pracownik otrzymał łącznie 8.500 zł (5.000 zł + 2.000 zł + 500 zł + 1.000 zł).

Składniki zmienne przysługujące za okres do jednego miesiąca (w pytaniu wynagrodzenie akordowe) uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych (maksymalnie do 12 m-cy - przy znacznych wahaniach wysokości) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 1-2 rozporządzenia urlopowego). Od tej zasady wyjątki przewidują § 10 i 11 rozporządzenia urlopowego (więcej na ten temat pisaliśmy m.in. w UiPP nr 14/2025, str. 62), które nie mają zastosowania do sytuacji z pytania.

W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia urlopowego, wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych oblicza się:

• dzieląc podstawę urlopową przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie, z którego została ustalona (por. pismo Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu 3 grudnia 2021 r.); liczbę godzin rzeczywistej pracy przyjmuje się z miesięcy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zmienne, a następnie
• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przyjmujemy, że pracownik z poprzedniego przykładu zamiast kwotowego wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje wynagrodzenie akordowe. W czerwcu 2025 r. (20 dni pracy) przepracował 10 dni (80 godz.) i przez 10 dni (80 godz.) był na urlopie wypoczynkowym. W tym miesiącu nie miał innych absencji.

Wynagrodzenie akordowe za czerwiec br. wypracował na poziomie 3.000 zł, natomiast w trzech miesiącach poprzedzających urlop wypoczynkowy (marzec-maj br.) wyniosło ono odpowiednio po 4.000 zł. Pracownik przepracował w marcu i w kwietniu br. po 168 godzin, a w maju br. - 160 godzin. Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych wyniosło 1.935,20 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa urlopowa: 4.000 zł + 4.000 zł + 4.000 zł = 12.000 zł,
• stawka urlopowa: 12.000 zł : 496 godz. (168 godz. + 168 godz. + 160 godz.) = 24,19 zł,
• wynagrodzenie urlopowe: 24,19 zł x 80 godz. = 1.935,20 zł.

Oprócz tego pracodawca wypłacił pracownikowi za czerwiec br.: 3.000 zł wynagrodzenia akordowego, 2.000 zł ryczałtu za nadgodziny, 500 zł ryczałtu za pracę w nocy oraz 1.000 zł dodatku funkcyjnego.

2. Ekwiwalent urlopowy dla pracownika zatrudnionego w systemie równoważnego czasu pracy

1) Pracownik pełnoetatowy był zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy na okres próbny od 1 czerwca do 31 sierpnia 2025 r. za wynagrodzeniem godzinowym 35 zł/godz., w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. Jego umowa o pracę została rozwiązana 30 czerwca 2025 r. Z zaplanowanych 15 dni roboczych przepracował 13 dni, a w dwóch dniach, w których jego rozkładowa dniówka wynosiła 10 godzin, przebywał na zwolnieniu lekarskim. Za czerwiec br. otrzymał też dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości 93,32 zł. Jak należało wyliczyć ekwiwalent za 2 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?

Za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, dalej ekwiwalent urlopowy (art. 171 § 1 K.p.). Ustala się go według zasad obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia urlopowego. Wymaga to obliczenia:

• podstawy ekwiwalentu w trybie § 15-17 rozporządzenia urlopowego z uwzględnieniem przepisów o wynagrodzeniu urlopowym,
• ekwiwalentu za 1 dzień urlopu poprzez podzielenie podstawy ekwiwalentu przez współczynnik urlopowy (§ 19 rozporządzenia urlopowego), który w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r. przy pełnym etacie wynosi 20,75 (por. www.wskaźniki.gofin.pl),
• ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu poprzez podzielenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu przez liczbę godzin odpowiadającą obowiązującej pracownika normie dobowej; podstawowa norma dobowa wynosi 8 godzin niezależnie od wielkości etatu i systemu czasu pracy, jakim pracownik jest objęty (art. 129 § 1 K.p.),
• kwoty ekwiwalentu poprzez pomnożenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu (§ 18 rozporządzenia urlopowego).

Pracownik z pytania jest wynagradzany wyłącznie składnikami zmiennymi, gdyż liczba przepracowanych godzin w danym miesiącu decyduje o kwocie wynagrodzenia godzinowego, a także dodatku za pracę w porze nocnej (dalej dodatek za pracę w nocny), o jakim mowa w art. 151⁸ K.p. Do podstawy ekwiwalentu przyjmuje się je w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Jednak od tej zasady są następujące wyjątki:

Czytelnik powinien był zastosować reguły przedstawione w pkt 1 i 3 tabeli, skoro pracownik pracował tylko jeden miesiąc, w trakcie którego wystąpiła nieobecność z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą.

Jeśli Czytelnik wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, miał obowiązek wyłączyć je z podstawy ekwiwalentu (§ 6 pkt 7 rozporządzenia urlopowego). Ze względu na jednomiesięczne zatrudnienie nie musiał natomiast uśredniać dopełnionego wynagrodzenia (por. odpowiedź MRPiPS z 8 maja 2025 r. na pytanie naszego Wydawnictwa, która przewiduje obowiązek uśredniania). Mógł ponadto pominąć kwestię rozkładowych 10 godzin pracy w dniach absencji chorobowej, ponieważ przy dopełnianiu podstawy urlopowej znaczenie mają dni, a nie godziny pracy.

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że pracownik w ciągu 13 dni przepracował 114 godzin, za które przysługiwało mu 3.990 zł (114 godz. x 35 zł). Za 2 dni (16 godz.) niewykorzystanego urlopu przysługiwało mu 454,08 zł ekwiwalentu urlopowego, zgodnie z obliczeniami:

• podstawa ekwiwalentu po dopełnieniu: 3.990 zł + 93,32 zł = 4.083,32 zł; 4.083,32 zł : 13 dni = 314,10 zł; 314,10 zł x 15 dni = 4.711,50 zł,
• ekwiwalent za 1 dzień urlopu: 4.711,50 zł : 20,75 = 227,06 zł,
• ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 227,06 zł : 8 godz. = 28,38 zł,
• kwota ekwiwalentu: 28,38 zł x 16 godz. = 454,08 zł.

W przykładzie nie występuje konieczność wyrównywania wynagrodzenia pracownika do ustawowego poziomu minimalnego. Taki obowiązek byłby, gdyby wskutek rozkładu czasu pracy wynagrodzenie pracownika za czerwiec br. - bez dodatku za pracę w nocy - było niższe od 4.666 zł (aktualna płaca minimalna przy pełnym etacie). Wynika to z art. 7 w zw. z art. 6 ust. 5 pkt 4 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) - więcej na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 7/2024, str. 60.

2) Pracownik pełnoetatowy był zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2025 r., za wynagrodzeniem godzinowym 35 zł/godz. W jednym z przepracowanych miesięcy uzyskał dodatek za pracę w nocy w wysokości 88,88 zł. Ponadto w jednym z tych miesięcy miał zaplanowanych 15 dni roboczych, a przepracował 13 dni, przy czym w 2 dniach absencji chorobowej jego rozkładowa dniówka wynosiła 10 godzin. Jak należało obliczyć ekwiwalent za 4 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?

Ponieważ stosunek pracy uległ rozwiązaniu 30 czerwca 2025 r., tego dnia pracownik z pytania powinien był otrzymać ekwiwalent urlopowy (por. m.in. wyrok SN z 1 marca 2017 r., sygn. akt II BP 11/15). Do podstawy ekwiwalentu należało przyjąć składniki zmienne w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Zatem powinna była to być suma wynagrodzenia godzinowego wypłaconego w maju, kwietniu i marcu 2025 r. oraz dodatku za pracę w nocy, gdy jego wypłata przypadła na jeden z tych miesięcy.

Jeżeli w okresie marzec-maj 2025 r. pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, wówczas konieczne było dopełnienie składników zmiennych, zgodnie z § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego - patrz pkt 1 tabeli w odpowiedzi na pytanie 1. Czytelnik powinien był tego dokonać za cały okres przyjmowany do podstawy ekwiwalentu, a nie za poszczególne miesiące składające się na ten okres (por. stanowisko Departamentu Prawnego GIP z 13 września 2010 r., znak GPP-364-4560-48-1/10/PE/RP).

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że pracownik chorował przez 2 dni w maju 2025 r., w kwietniu 2025 r. przebywał 3 dni na urlopie wypoczynkowym oraz otrzymał dodatek za pracę w nocy, w okresie marzec-maj 2025 r. miał 57 rozkładowych dni pracy (456 godz.), a faktycznie przepracował 52 dni (57 dni - 2 dni absencji chorobowej - 3 dni urlopu wypoczynkowego), za które wynagrodzenie godzinowe łącznie wyniosło 14.560 zł. Za 4 dni (32 godz.) niewykorzystanego urlopu przysługiwał mu ekwiwalent w wysokości 1.031,68 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa ekwiwalentu po dopełnieniu: 14.560 zł + 88,88 zł = 14.648,88 zł; 14.648,88 zł : 52 dni = 281,71 zł; 281,71 zł x 57 dni = 16.057,47 zł; 16.057,47 zł : 3 = 5.352,49 zł,
• ekwiwalent za 1 dzień urlopu: 5.352,49 zł : 20,75 = 257,95 zł,
• ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 257,95 zł : 8 godz. = 32,24 zł,
• kwota ekwiwalentu: 32,24 zł x 32 godz. = 1.031,68 zł.

3. Wysokość wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiło zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Pracownicy wnioskują o zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na godziny. Czy pracodawca może udzielić tego zwolnienia na niepełną godzinę? Jak ustalić wynagrodzenie za miesiąc, w którym wystąpiła tylko taka absencja w pracy?

Zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej udziela się w dniach lub w godzinach, przy czym w tym drugim przypadku najmniejszą jednostką jest pełna godzina. Pracodawca powinien obliczyć osobno wynagrodzenie za czas tego zwolnienia oraz za okres przepracowany.

W roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 2 dni lub co do zasady 16 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, dalej zwane zwolnieniem (art. 148¹ § 1 zd. 1 K.p.). W pierwszym wniosku o jego udzielenie złożonym w danym roku kalendarzowym pracownik decyduje, czy będzie je w tym roku wykorzystywał w dniach, czy w godzinach (art. 148¹ § 2 K.p.). W sytuacji z pytania pracownik zdecydował o godzinowym korzystaniu z tego uprawnienia, a pracodawca uwzględnił jego wniosek (art. 148¹ § 3 K.p.).

Zwracamy uwagę! Zdaniem resortu pracy, najmniejszą jednostką omawianego zwolnienia jest pełna godzina (por. stanowisko MRiPS z 4 października 2023 r., będące odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa cyt. w UiPP nr 21/2023, str. 4).

Za czas omawianego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia (art. 148¹ § 1 zd. 2 K.p.). Przy jego obliczaniu stosuje się § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. W myśl tego przepisu, wynagrodzenie to ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop, przy czym składniki zmienne przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadło to zwolnienie.

W świetle powyższego, ustalenie wynagrodzenia za omawiane zwolnienie polega na:

• podzieleniu sumy składników stałych przez nominalną liczbę godzin pracy w miesiącu wystąpienia zwolnienia i pomnożeniu uzyskanej stawki godzinowej ze składników stałych przez 50%,
• podzieleniu sumy składników zmiennych przysługujących pracownikowi w miesiącu korzystania ze zwolnienia przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin w tym miesiącu i pomnożeniu uzyskanej stawki godzinowej ze składników zmiennych przez 50%,
• pomnożeniu pomniejszonych stawek ze składników stałych i zmiennych przez liczbę godzin zwolnienia i zsumowaniu obydwu wyników.

Z kolei w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, w którym pracownik korzystał ze zwolnienia zastosowanie ma § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu, zgodnie z którym:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę godzin zwolnienia,
• uzyskany wynik odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Przyjmujemy, że pracownik w sierpniu br. (160 nominalnych godzin pracy) skorzystał z 3 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz że w miesiącu tym nie wystąpiły inne absencje w pracy. Jest on wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 6.500 zł oraz otrzymuje zmienną premię miesięczną, która w sierpniu br. wyniosła 1.800 zł.

Za wykorzystane 3 godziny zwolnienia z powodu działania siły wyższej pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 78,15 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• stawka z wynagrodzenia zasadniczego: 6.500 zł : 160 godz. = 40,63 zł; 40,63 zł x 50% = 20,32 zł,
• stawka ze zmiennej premii: 1.800 zł : 157 godz. = 11,46 zł; 11,46 zł x 50% = 5,73 zł,
• wynagrodzenie za czas zwolnienia: (20,32 zł x 3 godz.) + (5,73 zł x 3 godz.) = 78,15 zł.

Z kolei wynagrodzenie za pracę za sierpień br. wyniosło 6.378,11 zł, co wynika z następujących obliczeń: 40,63 zł x 3 godz. = 121,89 zł; 6.500 zł - 121,89 zł = 6.378,11 zł. Łącznie za sierpień br. pracownik uzyskał wynagrodzenie w wysokości 8.256,26 zł (78,15 zł + 1.800 zł + 6.378,11 zł).

Zwracamy uwagę! Na temat korzystania pracownika ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pisaliśmy m.in. w UiPP nr 8/2025, str. 47 i nr 14/2025, str. 39.