Rozliczenie składkowo-podatkowe wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego

1) Na początku lutego 2026 r. pracownik otrzymał dodatkowe wynagrodzenie za 2025 r., a pod koniec tego miesiąca wypłaciliśmy mu wynagrodzenie za pracę. Czy powinno się rozliczyć składki ZUS od każdej wypłaty odrębnie, czy też od łącznej kwoty dokonanych wypłat? Nadmieniamy, że pracownik jest uczestnikiem PPK.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2025 r. wypłacone pracownikowi w lutym 2026 r. stanowiło przychód ze stosunku pracy. Zarówno przepisy składkowe, jak i podatkowe nie wyłączają takiego rodzaju przychodu z podstawy odpowiednio oskładkowania i opodatkowania, tym samym w miesiącu jego wypłaty (w lutym 2026 r.) należało rozliczyć od niego składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy.

Pracodawca w dokumentach rozliczeniowych uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika wypłat - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dokumenty te dotyczą - stanowiących podstawę wymiaru składek na ww. ubezpieczenia. Tak wynika z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek... (Dz. U. z 2022 r. poz. 1771 ze zm.). Jeżeli więc pracodawca w danym miesiącu dokonuje kilku wypłat w różnych terminach, to składki ZUS ustala od każdej wypłaty narastająco. Jeżeli wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego następuje w tym samym terminie co wynagrodzenie za pracę, pracodawca od łącznej kwoty ustala należności składkowe. Analogicznie pracodawca postępuje przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy.

Zwracamy uwagę! Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2025 r. wypłacone w 2026 r. należy wykazać także w raporcie ZUS RPA - "Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej" w bloku III.B. "Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe". Raport ten jest sporządzany m.in., gdy w danym miesiącu pracownik (były pracownik) uzyskał przychód należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (podany w bloku I. "Dane organizacyjne") i przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Pracownik z pytania jest uczestnikiem PPK. Pracodawca obowiązany jest więc do obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez pracodawcę oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. Tak wynika z art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427 z późn. zm.), dalej ustawy o PPK. Wpłaty te ustala od wynagrodzenia, przez które rozumie się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie o sus, bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK). Wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę podlega opodatkowaniu. Na podstawie art. 26 ust. 5 ustawy o PPK nie jest ona wliczana do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przyjmujemy założenia z pytania i dodatkowo, że pracownik 5 lutego 2026 r. otrzymał dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2025 r. w wysokości 5.100 zł, a 27 lutego 2026 r. wypłacono mu wynagrodzenie za pracę w wysokości 5.500 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów (250 zł) i złożył PIT-2 upoważniający pracodawcę do stosowania kwoty zmniejszającej zaliczkę w wysokości 300 zł.

Rozliczenie składkowo-podatkowe przedstawiało się w następujący sposób:

Pracodawca finansuje część składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, całą składkę na ubezpieczenie wypadkowe, składki na FP, FS i FGŚP, wpłatę na PPK.

Pracodawca składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wykaże w raporcie ZUS RCA sporządzonym za luty 2026 r. Ponadto w raporcie ZUS RPA za luty 2026 r. w bloku III.B. wykaże w polu 01. Przychód za rok - 2025, a w polu 02. Kwota - 5.100 zł.

2) Pracownik (25 lat) zatrudniony do 31 grudnia 2025 r. w lutym 2026 r. otrzymał dodatkowe wynagrodzenie roczne. Jak należało rozliczyć od niego składki ZUS i czy trzeba było pobrać zaliczkę na podatek dochodowy? Pracownik był uczestnikiem PPK, czy od tego wynagrodzenia powinniśmy byli obliczyć/pobrać wpłatę do PPK?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2025 r. wypłacone byłemu pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy. Podlega ono oskładkowaniu na ogólnych zasadach. Składki ZUS rozliczone od tego wynagrodzenia pracodawca powinien wykazać w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 X X. Przypominamy, że kod ten stosuje się, gdy osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia, jest wykazywana w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. Ponadto byłego pracownika, z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, trzeba wykazać w raporcie ZUS RPA.

Były pracownik, o którym mowa w pytaniu, nie ukończył 26 lat. Tym samym na mocy art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof, uzyskiwane przez niego przychody m.in. ze stosunku pracy są wolne od podatku dochodowego, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85.528 zł. Zwolnienie to stosuje się z mocy ustawy o pdof. Gdyby jednak pracownik ten w trakcie zatrudnienia złożył pracodawcy wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof, to wniosek ten zachowałby ważność także po ustaniu zatrudnienia. W takim przypadku od dodatkowego wynagrodzenia rocznego należałoby pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Zwracamy uwagę! W przypadku ustalania zaliczki na podatek dochodowy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego po ustaniu zatrudnienia, pracodawca pomija oświadczenia i wnioski wcześniej złożone przez pracownika, z wyjątkiem:

• wniosku o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof (tzw. ulga dla młodych),
• wniosku o niestosowanie miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (podstawowych/podwyższonych).

Od wynagrodzenia rocznego należy obliczyć/pobrać wpłatę do PPK, o ile po ustaniu zatrudnienia uczestnika PPK nie doszło do rozwiązania umowy o zarządzanie PPK zawartej z instytucją finansową, która jest stroną umowy o prowadzenie PPK, zawartej w imieniu i na rzecz tego uczestnika PPK. 

Jak czytamy w "Poradniku PPK dla kadr i płac" (dostępnym na stronie internetowej www.mojeppk.pl): "(...) Ustanie zatrudnienia pozostaje bez wpływu na obowiązek naliczania i dokonywania wpłat do PPK. Oznacza to, że należy naliczać wpłaty do PPK od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia, jeżeli przed ustaniem tego zatrudnienia lub po ustaniu tego zatrudnienia uczestnik PPK nie złożył deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Podmiot zatrudniający nie będzie zobowiązany do naliczenia, pobrania i dokonania wpłat do PPK obliczonych od wynagrodzenia wypłaconego po rozwiązaniu umowy o pracę, w sytuacji gdy po ustaniu zatrudnienia uczestnika PPK doszło do rozwiązania umowy o zarządzanie PPK zawartej z instytucją finansową, która jest stroną umowy o prowadzenie PPK, zawartej w imieniu i na rzecz tego uczestnika PPK. (...)".