Składki ZUS od wypłat dokonanych osobom uprawnionym po śmierci pracownika

W dniu 10 lutego 2026 r. nagle zmarł nasz pracownik. Wynagrodzenie za część miesiąca oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaciliśmy małżonce zmarłego (jego dzieci są już dorosłe i nie mają prawa do renty rodzinnej po zmarłym). Jak należało rozliczyć kwoty dokonanych wypłat? Jak wykazać zmarłego pracownika w dokumentach ZUS za luty 2026 r.?

Na podstawie art. 63¹ § 2 K.p. prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Jeśli po zmarłym małżonku pozostała jego żona, to jej powinno zostać wypłacone wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Wypłacone należności stanowią dla małżonki zmarłego przychód z praw majątkowych, o którym mowa w art. 18 ustawy o pdof. Pracodawca przy wypłacie omawianego świadczenia uprawnionym członkom rodziny zmarłego pracownika powinien - jako płatnik - pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o pdof. Ponadto płatnik ma obowiązek przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania tej osoby informację PIT-11 za 2026 r. Uzyskany przychód i pobraną przez płatnika zaliczkę na podatek dochodowy podatnik wykaże w zeznaniu podatkowym składanym za 2026 r. Należności te nie podlegają oskładkowaniu.

Wspomnijmy, że gdyby zmarły pracownik nie pozostawił małżonka (innych osób spełniających warunki do uzyskania po jego śmierci renty rodzinnej), to prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą w skład masy spadkowej i podlegają opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn, na zasadach określonych w ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz. U. z 2024 r. poz. 1837 z późn. zm.). W takim przypadku pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych spadkobiercom świadczeń oraz nie sporządza informacji PIT-11, a jedynie przekazuje naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania spadkobiercy, informację o dokonanych wypłatach i ich wysokości - w terminie 14 dni od dnia wypłaty (art. 19 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn). Spadkobierca zaś powinien we własnym zakresie rozliczyć podatek od spadku.

Zmarły pracownik w dokumentach kierowanych do ZUS

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa (art. 63¹ § 1 K.p.). Nie wygasa on jednak w chwili jego śmierci (czyli w dniu i o godzinie określonej w akcie zgonu), lecz dopiero z upływem tego dnia, tj. o godzinie 24⁰⁰ (por. wyrok SN z 10 czerwca 2014 r., sygn. akt III PK 123/13). To oznacza, że ostatnim dniem zatrudnienia pracownika z pytania był 10 lutego 2026 r. Pracodawca powinien był dokonać jego wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZWUA z datą od 11 lutego 2026 r.

Zmarłego pracownika należy też wykazać w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za luty 2026 r. W tym miesiącu nie został mu wypłacony/postawiony do dyspozycji przychód ze stosunku pracy. Dlatego też w raporcie ZUS RCA powinien zostać wykazany z "zerowymi" podstawami wymiaru składek i z "zerowymi" składkami.

Przyjmujmy założenia z pytania. Pracodawca wyrejestrował zmarłego pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, w którym w bloku:

• IV. "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń" wpisał w polach: 01. Kod tytułu ubezpieczenia - 01 10 0 0, 02. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń - 11.02.2026, 03. Kod przyczyny wyrejestrowania - 500 (zgon osoby ubezpieczonej),
• V. "Rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego" wpisał w polach: 01. Data - 10.02.2026, 02. Kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego - 48W (śmierć pracownika), 03. Kod podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego - 424 (art. 63¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy).

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za luty 2026 r. pracodawca wykaże zmarłego pracownika w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 oraz z zerowymi podstawami wymiaru składek i z zerowymi składkami.