Problematyka ustalania podstawy wymiaru zasiłków

1. Premia regulaminowa w podstawie wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego

Zgodnie z regulaminem premiowania, pracownikom od 1 września 2025 r. przysługuje premia miesięczna w zmiennej wysokości. Pracownicy zachowują prawo do premii za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, za okres której wypłacane jest wynagrodzenie na podstawie art. 92 K.p. W każdym innym przypadku premia jest zmniejszana proporcjonalnie za każdy dzień usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Czy podstawa wymiaru zasiłku chorobowego podlega przeliczeniu w sytuacji, gdy pracownik w wieku 50+ w lutym 2026 r. choruje nieprzerwanie ponad 14 dni?

Tak, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego podlega przeliczeniu.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego (dalej świadczeń chorobowych) stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W przypadku krótszego zatrudnienia, do podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Nie ustala się nowej podstawy wymiaru świadczenia chorobowego, jeżeli między okresami pobierania świadczeń zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo była ona krótsza niż miesiąc kalendarzowy (art. 43 ustawy zasiłkowej).

Premię regulaminową uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego pod warunkiem, że pracownik w myśl przepisów wewnątrzzakładowych nie zachowuje do niej prawa w okresach absencji chorobowych i nie jest ona wypłacana za te okresy (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej). W sytuacji gdy premia przysługuje za okresy miesięczne, wlicza się ją do podstawy wymiaru w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia tej podstawy. Jeśli została zmniejszona proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy (co wynika z przepisów płacowych), przed wliczeniem do podstawy wymiaru podlega uzupełnieniu na zasadach określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej, a gdy zmniejszenie jest nieproporcjonalne (np. kwotowe lub procentowe), premię przyjmuje się do podstawy wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej.

Zgodnie z powołanym wcześniej art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej, uzupełnienie składnika wynagrodzenia określonego w zmiennej wysokości (tak jak premia, o której mowa w pytaniu) polega na podzieleniu uzyskanej w danym miesiącu kwoty tego składnika za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożeniu przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu.

Z pytania wynika, że premia regulaminowa w zmiennej wysokości wypłacana jest za okresy niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego. Natomiast pozostałe absencje skutkują proporcjonalnym zmniejszaniem premii. Oznacza to, że:

• nie należy jej wliczać do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby (jest wypłacana obok tego wynagrodzenia),
• należy ją uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego (także opiekuńczego i macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego).

Stąd też w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, który przysługuje bezpośrednio po okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego, pracodawca powinien uwzględnić kwoty premii wypłacone za miesiące przyjęte do tej podstawy.

Pracownik w wieku 54 lat otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości oraz od 1 września 2025 r. uznaniową premię miesięczną. Zgodnie z regulaminem premiowania obowiązującym u pracodawcy, pracownik zachowuje prawo do premii za okresy choroby, za które wypłacane jest wynagrodzenie określone w art. 92 K.p. Premia nie przysługuje za okresy pobierania zasiłków z ubezpieczeń społecznych (jest zmniejszana proporcjonalnie za te okresy).

W lutym 2026 r. pracownik przez 21 dni (od 2 do 22 lutego) był niezdolny do pracy z powodu choroby. Podstawę wymiaru przysługującego mu:

• wynagrodzenia chorobowego za okres od 2 do 15 lutego 2026 r. (14 dni) stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r. bez uwzględniania w nim premii miesięcznych,
• zasiłku chorobowego za okres od 16 do 22 lutego 2026 r. (7 dni) stanowiło to samo wynagrodzenie, które przyjęto do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, z tym że należało uwzględnić także premie wypłacone za okres od września 2025 r. do stycznia 2026 r., po ewentualnym uzupełnieniu.

2. Uzupełnianie premii rocznej przed wliczeniem do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego

W 2025 r. pracodawca wprowadził do regulaminu wynagradzania premię roczną, której wysokość każdorazowo zależy od decyzji zarządu, a ponadto mają na nią wpływ usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (jest ona zmniejszana proporcjonalnie za te okresy). Pierwszą nagrodę pracownicy otrzymali na początku lutego 2026 r. za rok 2025. Pracownik zatrudniony od 14 kwietnia 2025 r. w 2025 r. chorował, w związku z czym otrzymał premię w odpowiednio niższej wysokości. W jakiej kwocie należało ją wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego w lutym 2026 r.?

Premię za 2025 r. należało przyjąć do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego w wysokości proporcjonalnej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w 2025 r., wcześniej uzupełniając jej wysokość za okresy choroby przypadającej w tym roku.

W podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego uwzględnia się m.in. premie, pod warunkiem że pracownik w myśl przepisów płacowych nie zachowuje do nich prawa w okresach pobierania zasiłku opiekuńczego i nie są one wypłacane za te okresy. Tak wynika z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, który na mocy art. 47 ustawy zasiłkowej stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego. Jeśli premia została zmniejszona proporcjonalnie za ww. okresy (i taki sposób wynika z przepisów wewnątrzzakładowych), przed przyjęciem do podstawy wymiaru należy ją uzupełnić na zasadach określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej.

Premie przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała konieczność sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny (art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Taki sposób postępowania wskazał ZUS w komentarzu do ustawy zasiłkowej, dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl.

Uzyskana przez pracownika z pytania premia za 2025 r. została pomniejszona o dni choroby przypadające w 2025 r., a ponadto jej wysokość jest proporcjonalna do okresu przepracowanego w tym roku (od 14 kwietnia do 31 grudnia 2025 r.). Zatem przed wliczeniem do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego pracodawca powinien:

• uzupełnić premię o dni usprawiedliwionych nieobecności w pracy (chorobę); uzupełnienie polega na podzieleniu otrzymanej kwoty premii rocznej (pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz pomnożeniu przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w tym roku, a następnie
• przeliczyć premię proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w 2025 r. (tu od maja do grudnia 2025 r.).

Przyjmujemy założenia z pytania oraz zakładamy, że pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 7.300 zł, a premia za 2025 r. wyniosła 4.052,39 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Na wysokość premii wpłynęło zatrudnienie w trakcie roku (od 14 kwietnia 2025 r.) oraz absencje chorobowe trwające w 2025 r. łącznie przez 12 dni roboczych.

Pracownik od 18 do 22 lutego 2026 r. sprawował osobistą opiekę nad chorym dzieckiem w wieku 4 lat, nabywając prawo do zasiłku opiekuńczego. Podstawę wymiaru tego zasiłku stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od maja 2025 r. do stycznia 2026 r. oraz 1/8 premii wypłaconej za 2025 r. Podstawa wymiaru wyniosła 6.807,09 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• przeciętne miesięczne wynagrodzenie: [(7.300 zł - 1.000,83 zł) x 9 m-cy] : 9 m-cy = 6.299,17 zł,
• uzupełnienie premii rocznej: 4.052,39 zł : 166 dni przepracowanych x 178 dni roboczych (od 14 kwietnia do 31 grudnia 2025 r.) = 4.345,33 zł,
• przeliczenie premii rocznej proporcjonalnie do pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w 2025 r. (maj-grudzień): 4.345,33 zł : 262 dni kalendarzowe (od 14 kwietnia do 31 grudnia 2025 r.) x 245 dni kalendarzowych (od 1 maja do 31 grudnia 2025 r.) = 4.063,38 zł,
• ustalanie 1/8 kwoty premii: 4.063,38 zł : 8 = 507,92 zł,
• podstawa wymiaru: 6.299,17 zł + 507,92 zł = 6.807,09 zł.

3. Wysokość zasiłku chorobowego zleceniobiorcy opłacającego składkę na ubezpieczenie chorobowe od maksymalnej podstawy wymiaru

Zleceniobiorca wykonuje umowę zlecenia od 1 października 2024 r. i od tego dnia podlega ubezpieczeniom społecznym, w tym chorobowemu. Z tytułu tej umowy do 31 marca 2025 r. przysługiwało mu miesięczne wynagrodzenie w wysokości 21.000 zł, a od 1 kwietnia 2025 r. - 25.000 zł. Zleceniobiorca jest niezdolny do pracy z powodu choroby przez kilka dni marca 2026 r. Jak należy ustalić podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, biorąc pod uwagę, że w niektórych miesiącach podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe była ograniczona do 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia?

Osoba wykonująca umowę zlecenia objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi może przystąpić dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego, na swój wniosek (art. 11 ust. 2 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o sus). Podstawę wymiaru składki na to ubezpieczenie stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z zastrzeżeniem, że:

• przy jej ustalaniu nie stosuje się ograniczenia do rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe,
• nie może ona przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, dalej zwanej limitem.

Powyższe wynika z art. 20 ust. 1-3 ustawy o sus.

Zleceniobiorcy niezdolnemu do pracy z powodu choroby, legitymującemu się wymaganym okresem ubezpieczenia chorobowego (tzw. okresem wyczekiwania), przysługuje zasiłek chorobowy. Podstawę jego wymiaru stanowi przeciętny miesięczny przychód co do zasady za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 48 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Przez przychód, o którym mowa wyżej, należy rozumieć kwotę stanowiącą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tej podstawy (art. 3 pkt 4 ustawy zasiłkowej).

W sytuacji gdy zleceniobiorca w niektórych miesiącach uzyskał miesięczne wynagrodzenie wyższe od limitu obowiązującego w danym roku kalendarzowym, to podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe podlega ograniczeniu do kwoty tego limitu. W takiej też wysokości wynagrodzenie za ten miesiąc powinno zostać przyjęte do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego (a nie faktycznie uzyskany za ten miesiąc przychód), po pomniejszeniu o 13,71%.

Przyjmujemy założenia z pytania i dodatkowo zakładamy, że wynagrodzenie za dany miesiąc płatne jest w ostatnim dniu tego miesiąca. Zleceniobiorca jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 1 do 6 marca 2026 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętny miesięczny przychód za okres od marca 2025 r. do lutego 2026 r. W tym okresie zleceniobiorca uzyskał:

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego wynosi 18.929,33 zł, zgodnie z wyliczeniem: (18.120,90 zł x 1 m-c) + (18.709,83 zł x 9 m-cy) + (20.321,29 zł x 2 m-ce) = 227.151,95 zł; 227.151,95 zł : 12 m-cy = 18.929,33 zł.

Za każdy dzień choroby zleceniobiorca otrzyma zasiłek w wysokości 504,78 zł, tj. 18.929,33 zł : 30 = 630,98 zł; 630,98 zł x 80% = 504,78 zł.

W razie gdy zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie należne za dany miesiąc w następnym miesiącu (z pytania Czytelnika nie wynika, kiedy następuje wypłata), to podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może być wyższa niż limit obowiązujący w miesiącu wypłaty. W okolicznościach z pytania może dotyczyć to wynagrodzenia za grudzień 2025 r. Jeśli zleceniobiorca wynagrodzenie za grudzień 2025 r. otrzymał w styczniu 2026 r., to podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe podlegała ograniczeniu do wysokości limitu obowiązującego w 2026 r.

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu, z tym że wynagrodzenie za dany miesiąc płatne jest 5. dnia następnego miesiąca. W związku z tym w okresie uwzględnianym w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego zleceniobiorca uzyskał:

Podstawa wymiaru zasiłku wynosi 19.063,62 zł, zgodnie z wyliczeniem: (18.120,90 zł x 1 m-c) + (18.709,83 zł x 8 m-cy) + (20.321,29 zł x 3 m-ce) = 228.763,41 zł; 228.763,41 zł : 12 m-cy = 19.063,62 zł.

Za każdy dzień choroby zleceniobiorca otrzyma zasiłek w wysokości 508,36 zł, tj. 19.063,62 zł : 30 = 635,45 zł; 635,45 zł x 80% = 508,36 zł.