Wyrównanie wynagrodzenia do płacy minimalnej z powodu rozkładu czasu pracy

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym i 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Jego wynagrodzenie określono w stawce godzinowej (25 zł/godz.) oraz otrzymuje on premie zmienne ustalone jako przyznany procent od wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany. W grudniu 2025 r., zgodnie z harmonogramem, pracownik miał do przepracowania 128 godzin, a faktycznie przepracował 104 godziny (2 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym i przez 1 dzień był niezdolny do pracy z powodu choroby). Czy za grudzień 2025 r. przysługiwało mu wyrównanie do płacy minimalnej, a jeśli tak, to w jaki sposób należało ustalić jego wysokość?

Pracodawca wyrównuje wynagrodzenie za pracę w miesiącu, w którym nie osiągnęło ono wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (dalej zwane zamiennie płacą minimalną albo minimum ustawowym) z powodu m.in. rozkładu czasu pracy. Nie miałby takiego obowiązku, gdyby było ono niższe od minimum ustawowego ze względu na nieobecności pracownika w pracy w takim miesiącu.

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie na poziomie nie niższym od minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli w 2025 r. przy pełnym etacie - 4.666 zł, a w 2026 r. - 4.806 zł. Wymienione kwoty odnoszą się do:

• wynagrodzenia zasadniczego (ustalonego w dowolnej formie: kwotowej, godzinowej, akordowej, prowizyjnej lub innej), jeżeli to jedyny składnik płacowy pracownika ustalony przez strony stosunku pracy w wysokości ustawowego minimum,
• sumy wynagrodzenia zasadniczego oraz innych składników płacowych przysługujących pracownikowi objętemu wieloskładnikowym systemem płacowym na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych lub postanowień umownych, a także świadczeń ze stosunku pracy, które zostały zaliczone przez GUS do wynagrodzeń osobowych (por. www.stat.gov.pl, Pojęcia stosowane w statystyce publicznej) - w pytaniu to suma wynagrodzenia godzinowego i zmiennej premii procentowej.

Te zasady wynikają z art. 6 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773), dalej ustawy. Pracodawca powinien także pamiętać o składnikach wyłączonych z ustawowego minimum wymienionych w art. 6 ust. 5 ustawy. Do sumy składników, o jakiej mowa wcześniej w myślniku drugim, nie wlicza się:

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatków: za pracę w porze nocnej, za staż pracy, za szczególne warunki pracy.

"Pełna" kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługuje w razie przepracowania wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika (tzw. nominał ustalony w trybie art. 130 K.p.), stosownie do jego rozkładu czasu pracy. Pracodawca nie narusza więc gwarancji płacy minimalnej, wypłacając za dany miesiąc wynagrodzenie za pracę niższe od minimum ustawowego wskutek usprawiedliwionej absencji pracownika (w pytaniu: urlop wypoczynkowy i choroba). Taka nieobecność zmniejsza bowiem nominalny czas pracy w okresie rozliczeniowym o liczbę godzin przypadających do przepracowania podczas jej trwania, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika (art. 130 § 3 K.p.). Ma to z kolei wpływ na wysokość wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiła.

Zwracamy uwagę! Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy, wysokość minimalnego wynagrodzenia ustala się w kwocie proporcjonalnej do liczby godzin pracy przypadającej do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu, biorąc za podstawę wysokość minimalnego wynagrodzenia ustalonego na podstawie ustawy (art. 8 ust. 1 ustawy).

Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas jej nieświadczenia tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 K.p.). Wynagrodzenie należne na podstawie konkretnych przepisów prawa za okres nieobecności w pracy (bez względu na jej tytuł) nie jest wynagrodzeniem za pracę, lecz ma charakter gwarancyjny (por. m.in. postanowienia SN: z 5 lipca 2022 r., sygn. akt I PSK 298/21 i z 24 stycznia 2019 r., sygn. akt I PK 9/18). Jego wysokość oblicza się według regulacji powszechnych (wewnątrzzakładowych, jeśli są korzystniejsze) i zazwyczaj jest niższe od wynagrodzenia za pracę. Uwzględnia się je (m.in. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby - por. pkt 8 listy wynagrodzeń osobowych dostępnej na stronie internetowej GUS) podczas weryfikacji, czy w danym miesiącu wynagrodzenie pracownika odpowiada kwocie płacy minimalnej. Jeżeli to te składniki powodują nieosiągnięcie minimum ustawowego, pracodawca nie dokonuje uzupełnienia ani wyrównania, o których piszemy w dalszej części.

W świetle powyższego, pracownikowi z pytania przysługiwało za grudzień 2025 r.: wynagrodzenie za godziny przepracowane, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (art. 172 K.p.) i wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy (art. 92 § 1 i 4 K.p. albo art. 6 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Łączna ich kwota mogła być niższa od płacy minimalnej, ponieważ pracownik nie przepracował pełnej puli obowiązujących go w danym miesiącu rozkładowych godzin pracy z powodu urlopu i choroby. Jednak należy zwrócić uwagę na przyczyny wyrównywania wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy, pracodawca dokonuje wyrównania, gdy niższa wysokość wynagrodzenia to skutek terminów wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkładu czasu pracy. W pytaniu wystąpił ten drugi powód (oprócz absencji urlopowej i chorobowej, które obniżyły łączne wynagrodzenie za grudzień 2025 r.). Czytelnik powinien był wyrównać wynagrodzenie, obliczając je w trybie art. 7 ust. 3 ustawy, który dotyczy pracowników opłacanych stawką godzinową. Według tego przepisu, wyrównanie stanowi różnicę między wysokością wynagrodzenia godzinowego, wynikającą z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania w danym miesiącu w ramach pełnego etatu, a wysokością wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu (obliczonego zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy), przeliczoną na godzinę pracy. Oblicza się je w następujący sposób:

• dzieli się minimalne wynagrodzenie za pracę przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy; wynik stanowi stawkę godzinową z płacy minimalnej,
• dzieli się sumę wynagrodzenia za pracę przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych; wynik stanowi stawkę godzinową z wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu,
• odejmuje się od stawki godzinowej z płacy minimalnej stawkę godzinową z wynagrodzenia pracownika; wynik stanowi różnicę stawek,
• mnoży się różnicę stawek przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych; wynik stanowi kwotę wyrównania.

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że premia stanowiła 7% wynagrodzenia godzinowego. Pracownik w grudniu 2025 r. zamiast rozkładowych 128 godzin faktycznie przepracował 104 godziny (128 godz. - 16 godz. urlopu - 8 godz. absencji chorobowej).

Wynagrodzenie godzinowe wyniosło 2.600 zł (104 godz. x 25 zł), premia - 182 zł (2.600 zł x 7%), łącznie wynagrodzenie za pracę - 2.782 zł.

Pracownikowi przysługiwało wyrównanie w wysokości 1.008,80 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• stawka godzinowa z płacy minimalnej: 4.666 zł : 128 godz. = 36,45 zł,
• stawka godzinowa z wynagrodzenia pracownika w grudniu 2025 r.: 2.782 zł : 104 godz. = 26,75 zł,
• różnica stawek: 36,45 zł - 26,75 zł = 9,70 zł,
• kwota wyrównania: 9,70 zł x 104 godz. = 1.008,80 zł.

Łączna kwota wyrównania i wynagrodzenia za pracę jest nadal niższa od minimum ustawowego 3.790,80 zł (2.782 zł + 1.008,80 zł) < 4.666 zł. Należy jednak podkreślić, że za grudzień 2025 r. pracodawca powinien był wypłacić również wynagrodzenie urlopowe i wynagrodzenie/zasiłek chorobowy (oblicza się je na zasadach przewidzianych dla zasiłku chorobowego - art. 92 § 2 K.p. i rozdział 2 ustawy zasiłkowej).

Gdyby absencje urlopowa i chorobowa nie zaistniały w tym miesiącu, wówczas czas przepracowany stanowiłby 128 godzin. Wynagrodzenie za pracę w takim przypadku odpowiadałoby kwocie 3.424 zł, tj. wynagrodzenie zasadnicze - 3.200 zł (128 godz. x 25 zł) + premia - 224 zł (3.200 zł x 7%), a wyrównanie wyniosłoby 1.242 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• stawka godzinowa z wynagrodzenia pracownika w grudniu 2025 r.: 3.424 zł : 128 godz. = 26,75 zł,
• różnica stawek: 36,45 zł - 26,75 zł = 9,70 zł,
• kwota wyrównania: 9,70 zł x 128 godz. = 1.241,60 zł, po uzupełnieniu 1.242 zł (uzupełnienie o 0,40 zł byłoby konieczne, ponieważ suma wyrównania i wynagrodzenia byłaby niższa o taką kwotę od płacy minimalnej: 1.241,60 zł + 3.424 zł = 4.665,60 zł < 4.666 zł),

Zwracamy uwagę! Wynagrodzenie pracownika niższe w danym miesiącu od płacy minimalnej z innych powodów niż terminy wypłat lub rozkład czasu pracy wymaga uzupełnienia. Nie wolno jednak tej czynności realizować w każdym miesiącu lub przez większość z nich, ponieważ to wskazywałoby na niewłaściwe ustalenie wynagrodzenia. W takich okolicznościach pracodawca naraża się na grzywnę od 1.000 zł do 30.000 zł za bezpodstawne zaniżanie wynagrodzenia (art. 282 § 1 pkt 1 K.p.). Natomiast w przypadkach incydentalnego uzupełnienia wynagrodzenia, jego wysokość można ustalić tak jak wyrównanie. Nie ma bowiem żadnych innych regulacji wskazujących na mechanizm obliczeń.