Rodzaje stałych cen ewidencyjnych stosowanych w odniesieniu do rzeczowych aktywów obrotowych i ustalenie odchyleń od tych cen

Cena ewidencyjna służy do ewidencji rzeczowych aktywów obrotowych na dzień ich nabycia lub wytworzenia. Wśród cen ewidencyjnych można wyróżnić zmienne ceny ewidencyjne oraz stałe ceny ewidencyjne. Zmienne ceny ewidencyjne to rzeczywiste ceny nabycia (zakupu) lub koszt wytworzenia produktów, materiałów i towarów. Stałe ceny ewidencyjne to ceny niezmieniające się w ciągu pewnego okresu, które jednostka przyjęła do wyceny przychodu i rozchodu rzeczowych aktywów obrotowych, w tym m.in. towarów.

Stosowanie stałych cen ewidencyjnych w odniesieniu do rzeczowych aktywów obrotowych stanowi pewnego rodzaju uproszczenie ewidencyjne, gdyż w praktyce gospodarczej każda kolejna przyjęta lub rozchodowana partia towaru, materiału czy produktu może mieć inną wartość. Przyjęcie z góry ustalonej stałej w danym okresie ceny ewidencyjnej upraszcza ewidencję w momencie zakupu i rozchodu składników aktywów. Stałe ceny ewidencyjne ustala się na poziomie cen planowanych lub na poziomie cen, które występują w danym okresie najczęściej albo na poziomie cen występujących w poprzednim okresie. Jako stałe ceny ewidencyjne można przyjąć ceny ustalane na poziomie:

• cen zakupu (nabycia) netto,
• cen sprzedaży netto (obejmujących cenę zakupu netto i marżę),
• cen sprzedaży brutto (obejmujących cenę sprzedaży netto i VAT należny),
• planowanego kosztu wytworzenia (w przypadku wyceny wyrobów gotowych, produkcji w toku i półproduktów).

Jednostki prowadzące sprzedaż hurtową najczęściej przyjmują dla towarów stałą cenę ewidencyjną na poziomie ceny sprzedaży netto. Z kolei towary w punktach sprzedaży detalicznej, z uwagi na sprzedaż w większości za pomocą kasy fiskalnej oraz dużą różnorodność towaru w ofercie, z reguły ewidencjonuje się w cenach sprzedaży brutto.

Wyboru cen stosowanych do ewidencji rzeczowych aktywów obrotowych dokonuje kierownik jednostki i zapisuje je w zasadach (polityce) rachunkowości.

Przyjmowanie do ewidencji aktywów obrotowych stałych cen ewidencyjnych prowadzi bowiem do tego, że wartość zaewidencjonowanych towarów, materiałów, produktów różni się od ich wartości w rzeczywistych cenach zakupu (nabycia) lub kosztach wytworzenia.

Różnice pomiędzy stałymi cenami ewidencyjnymi towarów, a ich rzeczywistymi cenami zakupu (nabycia), stanowią odchylenia od cen ewidencyjnych towarów. Odchylenia te ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów. Mogą one mieć charakter odchyleń:

• debetowych, gdy cena rzeczywista jest wyższa od ceny ewidencyjnej,
• kredytowych, gdy cena rzeczywista jest niższa od ceny ewidencyjnej.

Odchylenia korygują wartość towarów ujętych na koncie 33 "Towary", doprowadzając ich wartość do cen rzeczywistych. W zależności od kierunku odchyleń, zmniejszają one lub zwiększają wartość zapasu towarów w bilansie w ten sposób, że odchylenia:

• debetowe zwiększają wartość zapasu towarów,
• kredytowe zmniejszają wartość zapasu towarów.

Co istotne, w jednostkach, w których ewidencja towarów odbywa się w stałych cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie ceny sprzedaży brutto, powstają dwa rodzaje odchyleń, tzn.:

• odchylenia od cen ewidencyjnych z tytułu marży,
• odchylenia od cen ewidencyjnych z tytułu VAT należnego.

Jest to związane z tym, że w cenę sprzedaży brutto wkalkulowana jest marża detaliczna i VAT należny. Dlatego w przypadku stosowania stałych cen ewidencyjnych na poziomie cen sprzedaży brutto wskazane jest prowadzenie dwóch kont analitycznych do konta 34-2, osobno dotyczących odchyleń od cen ewidencyjnych z tytułu marży oraz odchyleń od cen ewidencyjnych z tytułu VAT należnego.

W takim przypadku odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu marży to różnica między wartością towarów w cenach sprzedaży netto a wartością w cenach zakupu (nabycia) lub w koszcie wytworzenia (jeśli towary przychodzą z własnej produkcji). Natomiast odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu VAT obejmują wartość podatku VAT zawartego w cenie sprzedaży brutto przyjętej za cenę ewidencyjną towaru, obliczoną według właściwej stawki podatku.