Procedura potwierdzenia sald i sposób jej udokumentowania
Z jakich elementów powinno składać się potwierdzenie salda? Jakie przepisy regulują tę kwestię?
| W świetle obowiązujących przepisów nie istnieje jeden, ustawowo określony wzór potwierdzenia salda ani zamknięty katalog elementów, które taki dokument musi zawierać. Przepisy regulujące inwentaryzację metodą potwierdzenia sald nakładają obowiązek przeprowadzenia tej procedury, jednak pozostawiają jednostkom swobodę w zakresie formy dokumentu. Oznacza to, że przedsiębiorstwa mogą stosować własne formularze, pod warunkiem jednak, że umożliwiają one prawidłowe przeprowadzenie i udokumentowanie procesu potwierdzenia sald. |
1. Obowiązek uzyskania od kontrahentów potwierdzeń stanu należności
Stosownie do art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości, jednym z elementów rachunkowości jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki stosujące ustawę o rachunkowości są zobowiązane do przeprowadzania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 3 "Inwentaryzacja" tej ustawy.
Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, z wykorzystaniem jednej z trzech metod wskazanych w art. 26 ust. 1 ww. ustawy, tj. spisu z natury, potwierdzenia sald lub weryfikacji. Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (tzw. inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald) przeprowadza się inwentaryzację:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
- należności, w tym udzielonych pożyczek,
- powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
Z kolei nie inwentaryzuje się drogą potwierdzenia sald należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych. Należności takie inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).
Ustawa o rachunkowości zawiera przepisy dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących techniki jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane regulacje w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające wielkość jednostki, specyfikę prowadzonej działalności oraz rodzaj posiadanych zasobów.
W świetle art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, mogą stosować MSR. Zasada ta ma również zastosowanie w zakresie procedur przeprowadzania inwentaryzacji. Wskazówki w zakresie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald zawiera stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami.
2. Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami według stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości
Przywołany na wstępie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wskazuje jedynie na obowiązek uzyskania potwierdzeń sald od banków oraz kontrahentów. Natomiast szerzej procedurę potwierdzania sald opisuje pkt 8 stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Wskazówki zawarte w tym stanowisku przedstawiono w poniższej tabeli.
| Lp. | Etap | Opis | Podstawa prawna |
| 1. | Przegląd sald przed uzgodnieniem | Przed rozpoczęciem procedury potwierdzania sald jednostka dokonuje przeglądu sald należności od kontrahentów w celu określenia ich statusu na dzień uzgodnienia. | Pkt 8 stanowiska |
| 2. | Klasyfikacja należności | W ramach przeglądu identyfikuje się w szczególności należności: nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane (z podziałem według okresu opóźnienia), sporne oraz dochodzone na drodze sądowej. | Pkt 8 stanowiska |
| 3. | Zakres potwierdzanego salda | Z kontrahentem potwierdzana jest kwota wymaganej zapłaty należności, obejmująca należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia odsetki (umowne, ustawowe i za opóźnienie), kary umowne oraz zasądzone koszty postępowania sądowego. | Pkt 3 i 6 stanowiska wyjaśnia pojęcie kwoty wymaganej zapłaty |
| 4. | Forma potwierdzenia | Jednostka wysyła kontrahentowi dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), zawierającego informację o wysokości i składowych salda należności. Kontrahent potwierdza saldo poprzez odesłanie jednego egzemplarza, podpisanego przez osobę upoważnioną. | Pkt 8 stanowiska |
| 5. | Stwierdzenie różnic przez kontrahenta | Jeżeli kontrahent stwierdzi różnice w wysokości salda lub jego poszczególnych składnikach, wskazuje je na egzemplarzu pisma zwracanym jednostce. | Pkt 8 stanowiska |
| 6. | Potwierdzenie drogą elektroniczną | Wezwanie do potwierdzenia salda oraz odpowiedź na nie mogą być przekazywane drogą elektroniczną, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeżeli strony uzgodniły taką formę oraz przekazane informacje zostały odpowiednio uwierzytelnione. | Pkt 8 stanowiska |
| 7. | Salda zerowe | Jednostka uzgadnia również zerowe salda należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły z danym kontrahentem istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty. | Pkt 8 stanowiska |
| 8. | Termin przeprowadzenia inwentaryzacji | Inwentaryzację należności w drodze potwierdzenia sald można przeprowadzić na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. | Art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 9. | Brak potwierdzenia przez kontrahenta | Jeżeli kontrahent nie potwierdzi salda w wyznaczonym terminie, a jednostka uzna, że saldo nie może zostać potwierdzone z uzasadnionych przyczyn, przeprowadza inwentaryzację tego salda poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację ich wartości. | Art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 10. | Brak tzw. milczącego potwierdzenia | Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia salda. Brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie nie oznacza potwierdzenia salda, nawet jeżeli wezwanie zawierało klauzulę, zgodnie z którą brak odpowiedzi miałby być uznany za jego potwierdzenie. | Pkt 8 stanowiska |
| 11. | Rozbieżności między saldami | W przypadku różnic pomiędzy kwotami ujętymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta jednostka wyjaśnia przyczyny ich powstania oraz ustala sposób ich rozliczenia. | Art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 12. | Ujęcie korekt | Jeżeli jednostka uzna korektę salda za zasadną, ujmuje ją w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja. | Art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 13. | Kontrahenci zagraniczni | Rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi inwentaryzuje się według tych samych zasad co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald przeprowadza się w walucie obcej. | Pkt 8 stanowiska |
3. Elementy jakie powinien zawierać dokument "Potwierdzenie salda"
Nie istnieje jeden, szczegółowo określony przez przepisy prawa bilansowego opis elementów potwierdzenia salda ani obowiązkowy formularz tego dokumentu. Obowiązujące regulacje wskazują jedynie na konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald. Natomiast praktyka oraz literatura przedmiotu wypracowały zestaw elementów, które powinny znaleźć się w dokumencie, aby skutecznie realizował swój cel dowodowy i potwierdzał zgodność rozrachunków pomiędzy kontrahentami.
Najczęściej stosowany w obrocie gospodarczym druk składa się z części "A" i "B". Otrzymany odcinek "A" kontrahent zatrzymuje u siebie, a odcinek "B" odsyła wystawcy, potwierdzając stan należności wierzyciela, a swoich zobowiązań lub z adnotacją o ewentualnych rozbieżnościach. Elementy, jakie powinno zawierać potwierdzenie salda, to w szczególności:
a) odcinek "A": nazwa i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata), dane wystawcy (nadawcy), numer faktury oraz data jej wystawienia, kwota transakcji, dzień, na który należy potwierdzić saldo, pieczęć i podpis wystawcy,
b) odcinek "B": nazwa i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata), dane wystawcy (nadawcy), numer faktury, data jej wystawienia oraz kwota transakcji, dzień, na który należy potwierdzić należność, pieczęć i podpis potwierdzającego saldo, ewentualna adnotacja o niezgodności salda.
Należy pamiętać, że potwierdzenie salda powinno zawierać wszystkie informacje niezbędne do jednoznacznego ustalenia, jakiego salda dotyczy oraz czy druga strona uznaje jego prawidłowość. Dokument powinien być sporządzony w sposób czytelny, kompletny i umożliwiający jego wykorzystanie jako dowodu przeprowadzenia inwentaryzacji. Najważniejszą częścią dokumentu jest przedstawienie informacji o saldzie. Powinna ona obejmować wysokość należności - a w razie potrzeby - szczegółowe zestawienie dokumentów składających się na wskazaną kwotę, takich jak faktury, noty księgowe czy dokumenty korygujące. Dzięki temu kontrahent może zweryfikować zgodność danych z własną ewidencją księgową. Konieczne jest również wskazanie dnia, na który ustalono saldo. W praktyce często zamieszcza się również elementy dodatkowe, w tym m.in. dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wyjaśnianie ewentualnych rozbieżności, a także informację o sposobie zwrotu dokumentu (w formie papierowej lub elektronicznej).
Przykład
I. Założenia:
- Rok obrotowy spółki z o.o. "ABC" trwał od 1 września 2025 r. do 31 sierpnia 2026 r. Spółka "ABC" wysłała do kontrahentów prośby o potwierdzenia sald swoich należności na dzień bilansowy, tj. 31 sierpnia 2026 r.
- Na saldo należności od spółki akcyjnej "Alfa" w wysokości: 20.295 zł składały się należności wynikające z faktury nr 35207/2026 z 10 sierpnia 2026 r. na kwotę: 13.530 zł oraz faktury nr 22334/2026 z 28 sierpnia 2026 r. na kwotę: 6.765 zł.
- We wrześniu 2026 r. spółka "Alfa" potwierdziła zgodność salda i odesłała spółce "ABC" odcinek "B" potwierdzenia salda.
II. Odcinek "A" i "B" druku "Potwierdzenie salda":
Zwracamy uwagę, że nieprawidłowo sporządzone potwierdzenie salda zwiększa ryzyko wystąpienia błędów podczas inwentaryzacji. Brak danych identyfikujących kontrahenta, nieprecyzyjne określenie salda, błędna data, pominięcie części należności lub brak informacji o dokumentach składających się na saldo mogą utrudnić jego prawidłową weryfikację. W konsekwencji jednostka może nie wykryć rozbieżności pomiędzy własnymi księgami rachunkowymi, a ewidencją kontrahenta, co prowadzi do pozostawienia niezgodności bez wyjaśnienia. Nieprawidłowości w procesie potwierdzania sald mogą także negatywnie wpłynąć na wiarygodność sprawozdania finansowego. Celem inwentaryzacji jest bowiem potwierdzenie, że dane wykazane w księgach rachunkowych odzwierciedlają rzeczywisty stan aktywów i pasywów. Jeżeli potwierdzenie salda zostało sporządzone nierzetelnie bądź nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji, istnieje ryzyko, że w sprawozdaniu finansowym zostaną wykazane należności lub zobowiązania w nieprawidłowej wysokości.
Podsumowując, staranne sporządzenie potwierdzenia salda ma istotne znaczenie dla prawidłowego przebiegu inwentaryzacji, zapewnienia rzetelności ksiąg rachunkowych oraz wiarygodności sprawozdania finansowego. Kompletna i poprawnie przygotowana dokumentacja ułatwia również przebieg ewentualnego badania sprawozdania finansowego, stanowiąc potwierdzenie, że jednostka wywiązała się z obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.
