Obowiązek uzyskania od kontrahentów potwierdzeń stanu należności

Stosownie do art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości, jednym z elementów rachunkowości jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki stosujące ustawę o rachunkowości są zobowiązane do przeprowadzania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 3 "Inwentaryzacja" tej ustawy.

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, z wykorzystaniem jednej z trzech metod wskazanych w art. 26 ust. 1 ww. ustawy, tj. spisu z natury, potwierdzenia sald lub weryfikacji. Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (tzw. inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald) przeprowadza się inwentaryzację:

• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
• należności, w tym udzielonych pożyczek,
• powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Z kolei nie inwentaryzuje się drogą potwierdzenia sald należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych. Należności takie inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Ustawa o rachunkowości zawiera przepisy dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących techniki jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane regulacje w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające wielkość jednostki, specyfikę prowadzonej działalności oraz rodzaj posiadanych zasobów.

W świetle art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, mogą stosować MSR. Zasada ta ma również zastosowanie w zakresie procedur przeprowadzania inwentaryzacji. Wskazówki w zakresie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald zawiera stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami.