Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami według stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości
Źródło:
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (665) z dnia 01.09.2026, strona 38
Przywołany na wstępie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wskazuje jedynie na obowiązek uzyskania potwierdzeń sald od banków oraz kontrahentów. Natomiast szerzej procedurę potwierdzania sald opisuje pkt 8 stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Wskazówki zawarte w tym stanowisku przedstawiono w poniższej tabeli.
| Lp. | Etap | Opis | Podstawa prawna |
| 1. | Przegląd sald przed uzgodnieniem | Przed rozpoczęciem procedury potwierdzania sald jednostka dokonuje przeglądu sald należności od kontrahentów w celu określenia ich statusu na dzień uzgodnienia. | Pkt 8 stanowiska |
| 2. | Klasyfikacja należności | W ramach przeglądu identyfikuje się w szczególności należności: nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane (z podziałem według okresu opóźnienia), sporne oraz dochodzone na drodze sądowej. | Pkt 8 stanowiska |
| 3. | Zakres potwierdzanego salda | Z kontrahentem potwierdzana jest kwota wymaganej zapłaty należności, obejmująca należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia odsetki (umowne, ustawowe i za opóźnienie), kary umowne oraz zasądzone koszty postępowania sądowego. | Pkt 3 i 6 stanowiska wyjaśnia pojęcie kwoty wymaganej zapłaty |
| 4. | Forma potwierdzenia | Jednostka wysyła kontrahentowi dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), zawierającego informację o wysokości i składowych salda należności. Kontrahent potwierdza saldo poprzez odesłanie jednego egzemplarza, podpisanego przez osobę upoważnioną. | Pkt 8 stanowiska |
| 5. | Stwierdzenie różnic przez kontrahenta | Jeżeli kontrahent stwierdzi różnice w wysokości salda lub jego poszczególnych składnikach, wskazuje je na egzemplarzu pisma zwracanym jednostce. | Pkt 8 stanowiska |
| 6. | Potwierdzenie drogą elektroniczną | Wezwanie do potwierdzenia salda oraz odpowiedź na nie mogą być przekazywane drogą elektroniczną, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeżeli strony uzgodniły taką formę oraz przekazane informacje zostały odpowiednio uwierzytelnione. | Pkt 8 stanowiska |
| 7. | Salda zerowe | Jednostka uzgadnia również zerowe salda należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły z danym kontrahentem istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty. | Pkt 8 stanowiska |
| 8. | Termin przeprowadzenia inwentaryzacji | Inwentaryzację należności w drodze potwierdzenia sald można przeprowadzić na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. | Art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 9. | Brak potwierdzenia przez kontrahenta | Jeżeli kontrahent nie potwierdzi salda w wyznaczonym terminie, a jednostka uzna, że saldo nie może zostać potwierdzone z uzasadnionych przyczyn, przeprowadza inwentaryzację tego salda poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację ich wartości. | Art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 10. | Brak tzw. milczącego potwierdzenia | Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia salda. Brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie nie oznacza potwierdzenia salda, nawet jeżeli wezwanie zawierało klauzulę, zgodnie z którą brak odpowiedzi miałby być uznany za jego potwierdzenie. | Pkt 8 stanowiska |
| 11. | Rozbieżności między saldami | W przypadku różnic pomiędzy kwotami ujętymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta jednostka wyjaśnia przyczyny ich powstania oraz ustala sposób ich rozliczenia. | Art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 12. | Ujęcie korekt | Jeżeli jednostka uzna korektę salda za zasadną, ujmuje ją w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja. | Art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, pkt 8 stanowiska |
| 13. | Kontrahenci zagraniczni | Rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi inwentaryzuje się według tych samych zasad co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald przeprowadza się w walucie obcej. | Pkt 8 stanowiska |
